Page 15 - Gestire_75

15

• Le attività di lavoro sono spesso male allineate con l'allocazione di spazio.

A molti dirigenti sono assegnati grandi uffici chiusi che però sfruttano con scarsa frequenza. Alcuni dipendenti, a causa del loro ruolo gerarchico, sono invece costretti a sedere in piccole postazioni di lavoro anche se le esigenze legate alla loro attività richiederebbero uno spazio maggiore e meglio configurato.

Questo è uno scenario classico, figlio di un’assegnazione dello spazio eseguita sulla base del diritto piuttosto che della funzione. Questo trend però si sta lenta-mente invertendo.

• Le persone siedono alla propria scriva-nia meno di quanto credano. La maggior parte dei dipendenti sono convinti di sedere alla propria scrivania per tutto il giorno, ma questa è una percezione spes-so inesatta. Innumerevoli studi hanno evi-denziato come il movimento degli impie-gati negli uffici sia in realtà quasi conti-nuo. Il lavoro non si svolge più seduti ad un’unica postazione di lavoro.

• Lo spazio virtuale è importante quanto lo spazio fisico. Lo spazio virtuale deve essere curato e organizzato con la stessa cura da sempre riservata all’ambiente fisi-co dell’ufficio. Ciò significa che vi deve essere un'attenzione sempre maggiore a software, hardware, illuminazione, ergo-nomia, archiviazione di file elettronici, accesso remoto e sicurezza dei dati.

• La tecnologia contribuisce ad aumen-tare i metri quadri disponibili.

Più la tecnologia conquista lo spazio di

L’impatto di tutti questi elementi è ben visibile esaminando l’evoluzione che la progettazione del luogo di lavoro ha avuto negli ultimi anni. Nella visione tra-dizionale ogni persona doveva avere un ufficio dedicato per essere efficace. L’idea più diffusa oggi è invece quella di favori-re l’uso di ambienti aperti (con accesso ad ambienti chiusi) perché in grado di stimo-lare la collaborazione, l'innovazione e la produttività. L’enfasi non è più sulle aree di lavoro individuale, ma sul fornire una "varietà di aree di collaborazione" e così i concetti di alta flessibilità e di “non terri-torialità” dello spazio ufficio hanno gua-dagnato ampia diffusione tra le organizza-zioni, che applicano questi nuovi concet-ti con l’obiettivo di ridurre i costi legati alle spese generali e di incrementare la produttività.

La razionalizzazione dello spazio di lavo-ro attraverso il maggiore utilizzo degli ingombri consente un risparmio dei costi e di realizzare l’ottimizzazione degli spazi in stretto rapporto alla mansione che vi viene svolta. Lo studio e l’analisi dell’ambiente ufficio in base alle esigenze di chi realmente e giornalmente fruisce di questo spazio consente anche il riutilizzo dello spazio così “risparmiato” a favore della creazione o dell’ampliamento di luoghi di incontro e di comunicazione. Il concetto di “non territorialità” dello spa-zio ufficio impone il superamento della visione tradizionale in cui il lavoratore si appropria fisicamente dello spazio di lavoro attraverso una scrivania e un siste-ma di relazioni che confluiscono su di lui. Ci sono cinque principali osservazioni da tenere in considerazione:

lavoro, maggiori sono le opzioni a dispo-sizione dei dipendenti riguardo al come e dove svolgere le proprie mansioni. Questo ha dei riflessi diretti sull’ambiente di lavoro. Ciò non significa che un dipen-dente ha diritto ad uno spazio maggiore o minore, ma che, quando è supportato da tecnologie appropriate, lo spazio può essere progettato per adattarsi nel modo migliore possibile al tipo particolare di attività svolta dal singolo lavoratore. I vantaggi di un ufficio di nuova genera-zione sono molteplici: un miglior adatta-mento e supporto alle particolari esigenze di ogni singola attività, maggiori opportu-nità di collaborazione e di reciproco apprendimento e processi di lavoro più efficaci. Un ambiente ufficio di questo tipo sfrutta al massimo quanto la tecnolo-gia può offrire, predispone chi vi lavora a ricercare costantemente l’innovazione, aumenta il benessere e la soddisfazione del personale e attrae le migliori risorse. Tutto ciò comporta una serie di valori aggiunti:

• aumento della produttività; • massima flessibilità;

• pieno sfruttamento della tecnologia; • migliore qualità del posto di lavoro; • utilizzo ottimale delle risorse.

Per creare un ambiente di lavoro ad alto rendimento, i responsabili della progetta-zione e pianificazione dello spazio devo-no possedere una conoscenza approfon-dita non solo dell’edificio ma anche degli obiettivi strategici dell’azienda e del suo processo produttivo, così da sapere quali sono attività ed esigenze del singolo dipendente. Solo una volta che si avranno a disposizione queste informazioni il pro-cesso di pianificazione potrà iniziare a prendere una forma più precisa. Sono perciò molte le strategie di space planning per l’ufficio di nuova generazione che prevedono la piena partecipazione degli utenti nel processo di individuazione dei concetti alla base della creazione e gestione dell’ambiente di lavoro. È giusto sottolineare che per eseguire correttamen-te questo approccio è necessario disporre del tempo e delle risorse necessarie a compiere un’accurata valutazione dei processi esistenti. L’impegno richiesto è perciò notevole, ma lo è anche il premio: un ambiente in cui i dipendenti raggiun-gono la massima efficacia, una maggiore efficienza dei processi, un layout più fles-sibile e una riduzione dello spazio impie-gato dall’azienda. Le strategie che fanno parte di questo approccio vanno conside-rate come gradazioni di un continuum che va da un estremo più conservatore ad uno più innovativo; le soluzioni più pru-denti mantengono il tradizionale rappor-to di una postazione per lavoratore, ma riducono la dimensione della workstation

Ufficio tradizionale e di nuova generazione

I workplace tradizionali sono (Teicholz, 2001) :

• Centralizzati; • Non flessibili; • Standardizzati;

• Focus sul lavoro individuale; • Configurati per supportare al meglio la produzione;

• Assumono l’occupante come presenza continua sulla sua postazione durante le ore di lavoro.

I workplace di nuova generazione sono

(Teicholz, 2001) :

• Diversificati; • Flessibili; • Adattabili;

• Focus sul lavoro di gruppo; • Bilanciano le postazioni di lavoro con le dotazioni tecnologiche.

Tabella 1