Spazio, ultima frontiera

 

In anni in cui si discute molto di soluzioni avanzate per la gestione dello spazio c’è chi ha già trasformato la teoria in pratica. È il caso di EY e della sua sede milanese, in cui i concetti di spazi funzionali alle attività e di postazioni non assegnate vengono portate agli estremi, come ci racconta il Mediterranean Real Estate Leader dell’azienda, Stefano Riva. 

Il mio dipartimento si occupa della gestione del portafoglio affitti dell’area mediterranea (Italia, Spagna e Portogallo, 45 uffici, circa 75.000 mq) analizzandone le scadenze ed i relativi KPI per identificare opportunità e/o progetti per implementare la strategia EY di Real Estate: rinnovi contrattuali, rinegoziazione affitti, trasferimento di uffici, riduzione e aumento di spazi, sub-leasing, ristrutturazioni e investimenti, chiusure/aperture uffici. Non ultimo l’implementazione di EY@work che rappresenta la visione di EY del modo in cui i propri professionisti possono lavorare: “EY@work is about empowering our people to work from anywhere, at any time, and in the way that works best for them, their team and our clients”.

EY@work viene supportato anche attraverso la creazione di spazi di lavoro che vengono disegnati secondo un approccio “activity based” e prevedono regole di utilizzo innovative: free address, clean desk policy e alto desk sharing tra le principali.

Il coinvolgimento sull’implementazione di EY@work del team di Real Estate parte dall’analisi dell’immobile, prosegue con il design degli spazi e delle tecnologie a supporto, tutto sulla base delle guidelines internazionali di EY, e arriva fino alla gestione della construction, cosi da fornire al Facility Manager una struttura completa e pronta per essere gestita al meglio.

Pur avendo delle guidelines globali, l’implementazione di EY@work nei singoli Paesi necessita l’integrazione delle esigenze di Facility Management locali rispetto alla presenza di spazi di supporto specifici (ad esempio gli archivi), di esigenze di sicurezza fisica e dei servizi di gestione che di volta in volta possono essere necessari, come la mensa.

Il progetto nasce nel 2013 con la ricerca di una nuova sede per l’ufficio di Milano e l’opportunità di implementare EY@Work. Il progetto, durato circa tre anni, ha visto la convivenza di diversi workstream oltre a quello legato allo spazio fisico. Prima tra tutte la parte legata al change management ed ai nuovi modi di lavorare, tra cui a breve l’implementazione del cosiddetto “smart working”, ovvero della possibilità per i nostri professionisti di lavorare da posti diversi dall’ufficio. Infine la parte IT, legata all’implementazione di nuove tecnologie a supporto dei nuovi modi di lavorare e degli spazi, come ad esempio il sistema di prenotazione, la telefonia su Skype, l’aumento degli strumenti di collaborazione quali videoconference, postazioni plug and play, ecc. 

Quello dell’”activity based working”, ovvero creare diversi spazi a seconda dei diversi tipi di attività svolte quotidianamente in ufficio. Abbiamo quindi la presenza di numerosi spazi di collaborazione (project room, team room, focus room, just in time, ecc.) prevalentemente su prenotazione, postazioni in open space e numerosi spazi informali.  Non esistono uffici assegnati. Gli spazi chiusi occupano circa il 50% della superficie totale. Il resto è open space. 

Non esiste alcuna postazione assegnata, nemmeno per i nostri partner. Ognuno può sedersi ovunque, benché esistano delle assegnazioni prevalenti ai piani delle nostre Service Line. 

In EY vige la clean desk policy: al termine della giornata le postazioni devono essere lasciate libere da carta ed oggetti personali. Alcune nostre Service Line erano già abituate al concetto di postazione non assegnata ed in desk sharing, ma con EY@work abbiamo esteso questo concetto a tutta l’azienda, dimensionando le postazioni (circa 1200 per 2500 persone) sulla base della reale presenza fisica in ufficio e applicando un fattore di sharing anche alle aree più residenziali. Per supportare tali logiche abbiamo anche eliminato dalle postazioni i telefoni fissi, usando per la telefonia Skype, e lavorato molto su un approccio paperless.

In primo luogo nel 2020 l’80% della nostra forza lavoro sarà composto da millennials. I giovani hanno un diverso stile di lavoro e richieste differenti legate allo spazio, privilegiando un lavoro per obiettivi oltre che spazi e strumenti per la collaborazione. Altro grande fattore alla base di questa politica è la ricerca della massima efficienza nello sfruttamento dello spazio: EY@work consente di supportare la crescita aziendale senza crescere proporzionalmente negli spazi, cosa che invece era più difficile da effettuare con un modello di workplace tradizionale.

Infine EY@work rappresenta un fattore differenziale che ci consente di attrarre e trattenere i migliori talenti, aumentando l’engagement dei nostri professionisti.

EY è solitamente collocata nei centri delle grandi città o nei business district. La scelta di una location nel centro di Milano è stata fatta per offrire ai nostri professionisti un migliore accesso all’ufficio, baricentrico anche rispetto ai principali mezzi di trasporto quali aeroporti e stazioni, considerando che la natura del nostro business ci porta spesso a viaggiare.

Dipende dal contesto. Se un’azienda come la nostra prevede di crescere può impostare subito un certo grado di flessibilità anche sui contratti di affitto. Possono essere previste clausole che consentano diritti come può essere il caso di un periodo di tempo da concordarsi in cui si ha il diritto di affittare in esclusiva alcuni spazi. Possono essere previste prelazioni: se un terzo è interessato ad affittare tali spazi si ha un diritto ad affittarli per primi alle stesse condizioni offerte dal terzo. Anche la flessibilità in termini di riduzione dello spazio può essere un elemento negoziale: può essere previsto il diritto a rilasciare parte degli spazi o a ricorrere al subaffitto. Anche in assenza di tali diritti è possibile negoziare rilasci parziali di spazi, magari estendendo la durata di quelli rimanenti, nell’ottica di trovare un punto di accordo tra esigenze del tenant e della proprietà, che vede nella durata dell’affitto un valore aggiunto legato al valore dell’immobile.

In Europa il Regno Unito chiaramente è all’avanguardia. Germania, Svizzera e Austria invece sono molto tradizionaliste e ancora legate a uffici e postazioni assegnate. Lo stesso vale per Belgio e Olanda e per i Paesi nordici, seppure negli ultimi anni anche in tali aree stiano nascendo le prime location EY@work.

L’evoluzione di EY@work prevede una maggiore presenza di spazi legati al wellness (postazioni regolabili in altezza, spazi per fitness, games room, spazi con elementi naturali) l’implementazione di smart building (sensori, app per regolare le impostazioni degli impianti) e l’uso di spazi di co-working come alternativa all’ufficio.

L’ufficio di Milano ha già implementato alcuni di tali concetti prevedendo per la parte wellbeing postazioni regolabili in altezza, numerose terrazze utilizzabili anche per riunioni informali, parcheggi per biciclette e docce, parcheggi per auto elettriche. L’immobile, che ha inoltre ottenuto la certificazione LEED Gold, è dotato di pannelli solari, di un sistema di illuminazione che regola l’intensità delle luci in base alla luce esterna, e di impianti di condizionamento e riscaldamento che utilizzano acqua di falda e si attivano in base alla presenza delle persone.

 

Stefano Riva
Dopo alcune esperienze in KPMG e PWC, Stefano Riva assume il ruolo di Senior Manager nell’area Advisory di EY, occupandosi di progetti nell’ambito dei processi dell’area Operation, HR e Cost Reduction per clienti in diversi settori. 

Dal 2008 al 2010 ricopre diversi ruoli nell’area Operations di EY come responsabile delle funzioni acquisti per l’area mediterranea, responsabile Travel ed Eventi e Project Manager.

Dal 2010 è Real Estate Leder per l’area Mediterranea (Italia, Spagna e Portogallo) che consta di 45 uffici e circa 70.000 mq, gestendo le relative transazioni immobiliari ed i conseguenti progetti di fit-out e workplace management.