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In Germania nasce un istituto per la gestione del patrimonio immobiliare federale. Un esempio utile anche per il nostro Paese come ci spiega Elena Busco Ferber del “Kompetenzzentrum Beratung in Bauherrenfragen” (Centro competenza per la consulenza alla committenza). “E’ un ente che nasce per offrire a ogni agenzia statale la sede più opportuna e per gestirla al meglio. Un modo per agevolare il lavoro di tutti e valorizzare le proprietà”
Di Mariantonietta Lisena
Esistono due quesiti fondamentali, all’apparenza insolubili, su cui il settore italiano del Facility Management dibatte sin dalla sua nascita: è possibile realizzare un felice connubio tra Pubblica Amministrazione e Facility Management? E come? La risposta alla prima domanda è sì. La soluzione alla seconda è, geograficamente, molto più vicina di quanto crediamo; la possiamo trovare in una realtà che non si trova oltreoceano, e nemmeno aldilà della Manica. La Germania, quattro anni fa, con la decisione di fondare la Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (Istituto per il Real Estate federale) ha infatti dettato un modello esemplare che è possibile, e forse doveroso, importare anche da noi. Vediamo allora di conoscere le caratteristiche di questa straordinaria esperienza; a parlarcene è Elena Busco Ferber, del “Kompetenzzentrum Beratung in Bauher renf ragen” (“Centro competenza per la consulenza alla committenza”) della divisione di Facility Management della Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA).
Come è organizzato il vostro istituto?
Abbiamo cinque diverse divisioni operative che si occupano di altrettante materie: facility management, gestione del portfolio, vendita, amministrazione e gestione delle foreste e tre divisioni trasversali per le materie: finanze, organizzazione e personale ed anche IT. La decisione di creare questo ente è nata come parte di un più ampio processo di rimodernamento dell’Amministrazione Pubblica federale tedesca. Il fondamento della nostra attività venne definito nell’anno 2004 dal Parlamento Tedesco con l’emanazione della legge per la costituzione della Bundesanstalt für della Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImAG), la cosiddetta “Legge Costituzione BImA” (“BImA-Errichtungsgesetz”). Nell’interesse di un rapporto parsimonioso con le risorse immobiliari, si rendeva necessario unificare gli enti per l’amministrazione degli immobili statali in una sola Istituzione. La legge per la costituzione della Bundesanstalt für Immobilienaufagen sciolse le unità organizzative dell’Amministrazione del Patrimonio Federale, che poteva vantare un’esperienza di più di 50 anni, e pose i suoi compiti nel settore delle attività immobiliari ed anche altre mansioni sotto la nostra responsabilità. Fine della legge sono l’amministrazione unitaria del patrimonio immobiliare federale secondo principi commerciali e la vendita di immobili non più necessari. Si crearono così i presupposti per la gestione economica, integrale ed orientata al valore del patrimonio federale immobiliare. Da amministratore del patrimonio appartenente al settore del Ministero Federale delle Finanze (BMF) ci stiamo trasformando nel Prestatore di Servizi Immobiliari della Repubblica Federale. Punto centrale della strategia è la creazione di una “Gestione unitaria immobiliare” all’insegna dell’ottimizzazione dei costi dei valori (Einheitlichen Liegenschaftsmanagements" – ELM). In questo contesto uno dei nostri compiti principali è quello di offrire ad ogni ente statale le sedi di cui necessita e gestirle in maniera ottimale osservando i criteri di economicità. L’obiettivo generale è quello di garantire che queste organizzazioni possano concentrarsi esclusivamente sulle proprie competenze amministrative. Inoltre, sin dalla nostra nascita siamo impegnati in un’incessante attività di valutazione del patrimonio immobiliare federale per stabilire come gestirlo al meglio. Le proprietà che offrono una rendita non elevata e che vengono giudicate superflue vengono poi vendute.
Quale porzione del patrimonio immobiliare pubblico è sotto la vostra responsabilità?
La gran parte degli immobili federali; al momento alcuni vengono ancora amministrati da enti diversi dal nostro, ma progressivamente la Bundesanstalt diventerà – tranne che per alcune eccezioni – il responsabile prestatore di servizi.
Le singole Amministrazioni Pubbliche come hanno accolto l’idea di accentrare l’intero patrimonio statale nelle mani di un singolo ente?
In alcuni casi dobbiamo attuare una certa opera di convincimento per fare comprendere come le singole amministrazioni possano così concentrarsi sul core business e come grazie alla gestione unitaria del patrimonio immobiliare si possano realizzare dei forti risparmi economici a favore del bilancio federale.
Qual è il vostro approccio alla sfera del Facility Management? Come vi rapportate, ad esempio, alle singole agenzie governative?
Siamo il proprietario dell’immobile e potremmo definirci come una sorta di fornitore di servizi di Facility Management che si concentra sull’attività amministrativa e gestionale e normalmente subappalta quella operativa. Per ogni immobile sede di un ente statale, effettuiamo un’approfondita analisi delle esigenze e in base ad esse stabiliamo un capitolato di gara per i servizi. Il nostro compito chiaramente non termina con la semplice scelta del fornitore ritenuto più adatto. Il nostro interlocutore all’interno di ogni agenzia statale è il reparto per i Servizi Interni; tale reparto contribuisce all’attività di controllo, anche raccogliendo direttamente il feedback da parte del cliente interno. Se, ad esempio, un dipendente ha una lamentela riguardante il livello di un dato servizio, o crede sia opportuno migliorare qualcosa si rivolge a questo responsabile interno, con il quale il nostro Object Manager è in dialogo continuo. In questo modo possiamo avere sempre un pieno controllo sulla situazione relativa ai servizi e apportare le modifiche necessarie.
Come avviene la scelta del subfornitore?
Le nostre gare sono create il più possibile su misura rispetto alle esigenze del cliente e anche del singolo immobile. Il capitolato è di carattere soprattutto tecnico e include dati molto precisi riguardo all’estensione della superficie oggetto della gara ed il livello di prestazione richiesto. Per scegliere il vincitore ci basiamo poi, oltre che sul prezzo, su criteri che tengono conto di vari fattori, come ad esempio qualità e produttività.
Nello svolgere la vostra attività potete contare su di un’anagrafe aggiornata del patrimonio pubblico?
La stiamo creando, ma si tratta di un’impresa notevole, considerato che il nostro patrimonio immobiliare è enorme e presenta tipi edilizi di ogni genere, dal singolo palazzo per uffici fino a grossi aeroporti. Il processo di creazione dell’anagrafe è comunque in atto, ma è molto complicato e richiede diverso tempo. Nella stesura dei capitolati e nella gestione quotidiana degli immobili dobbiamo comunque poter contare su dati precisi, perché una differenza anche solo del 5-10% tra la superficie riportata nella documentazione e quella reale porterebbe inevitabilmente a costosi sprechi di risorse economiche. È per questo che poniamo molta cura nella fase di analisi e la concepiamo come una delle mansioni principali di tutta la nostra attività. Così facendo, ogni volta che dobbiamo prendere una decisione di tipo strategico, possiamo farlo basandoci su di una fotografia sufficientemente accurata e recente dell’immobile.
Nel caso in cui un’agenzia governativa abbia bisogno di una struttura con caratteristiche particolari e nel vostro portfolio immobiliare non fosse presente, come procedete?
La prendiamo in affitto o la costruiamo. La Bundesanstalt ha anche questo tipo di mandato. La divisione di Facility Management entra in gioco sin dal primo stadio dell’analisi del mercato immobiliare. I singoli progetti vengono analizzati e giudicati anche in base alla loro futura fase di esercizio, essi devono avere la capacità di dar vita ad edifici che siano poi facili ed economici da gestire per tutto il loro ciclo di vita.
Nel giudicare questi progetti, che peso viene dato alla sostenibilità?
Enorme, anche perché nell’attività normativa in Germania ed in Europa questo concetto guadagna ogni giorno più spazio e maggior peso. È un tema che seguiamo molto da vicino per molti motivi, non ultimo il fatto che ogni intervento mirato a rendere uno dei nostri edifici più “verde” implica necessariamente un aumento nel suo valore di mercato e noi dobbiamo sapere esattamente di quale entità. Quindi dobbiamo avere un conoscenza molto approfondita della materia sostenibilità.
LA BUNDESANSTALT IN CIFRE
La Bundesanstalt für Immobilienaufgaben è stata fondata per legge nel dicembre 2004 ed è un ente autonomo federale operativo dal 1° gennaio del 2005. Il patrimonio immobiliare controllato in quella data ammontava a più di 300.000 ettari, 600.000 ettari di foresta e terre aperte e circa 53.000 appartamenti, in parte concessi in affitto ai dipendenti statali e in parte resi disponibili sul mercato per i privati. Alla sua nascita nel 2005 la Bundesanstalt disponeva di un patrimonio immobiliare del valore di 10 miliardi di euro. La Bundesanstalt ha un personale composto da circa 6000 dipendenti, in 9 dipartimenti e in 120 sedi, la sede della centrale è a Bonn
Elena Busco Ferber
Architetto e Ingegnere in Facility Management lavora alla Bundesanstalt für Immobilienaufgaben, nella divisione di Facility Management. Una delle mansioni principali del team di cui fa parte “Kompetenzzentrum für Beratung in Bauherrenfragen” (“Centro competenza per la consulenza alla committenza”) è valutare i progetti del nuovo per edifici di notevole rilevanza politica, considerando tutto il ciclo di vita dell’immobile, secondo i criteri del Facility Management ed intervenendo già nella fase del progetto architettonico.
