Clicca qui per conoscere Gestire
I Facility Manager di Wind e Siemens Real Estate raccontano le strategie e le scelte attuate per ridurre i costi nella gestione di grandi spazi e di servizi complessi. Due modelli a confronto per affrontare i problemi e nel coinvolgimento di fornitori, utenti e dipendenti per superarli. La parola agli esperti
Ridurre le spese è un comprensibile imperativo nei tempi di crisi, ma è anche un’operazione estremamente complicata che richiede solide competenze ed una visione ad ampio spettro della vita aziendale. Prima di tagliare i costi, infatti, bisogna conoscerli a fondo, avere una strategia per trattarli e gli strumenti adatti a realizzarla. Vogliamo presentarvi perciò due modi differenti di affrontare la stessa materia, due casi per molti versi paradigmatici del diverso approccio che si può avere alla materia dei costi. Il primo esempio è quello illustrato da Paolo Perrone, Responsabile Facilities Management e Servizi Generali di Wind Telecomunicazioni.
Come è organizzata la vostra struttura dedicata alla gestione delle facility?
“La nostra azienda ha circa 6.600 dipendenti e 50 centri di costo, 30 dei quali nell’area commerciale, 10 nel settore IT e network e i rimanenti 10 nell’area di staff: acquisti, finance, ufficio legale, internal auditing, security ecc. Il Facility Deparment dipende dalla Direzione Finance ed io, come responsabile della struttura, rispondo direttamente al CFO dell’azienda, che a sua volta riporta all’Amministratore Delegato. Il Facility Department diWind gravita dunque nell’area Finanza e Controllo ed è diviso in tre strutture. La prima struttura è relativa alla pianificazione e si occupa di gestire il budget dei servizi e dello space planning. Abbiamo poi due strutture territoriali per i servizi al Nord e al Centro-Sud che provvedono alla conduzione immobiliare e alla messa in pratica di quanto indicato dall’area di pianificazione. Il personale dedicato alla gestione dei servizi conta in totale 30 persone, che si occupano esclusivamente della parte gestionale”.
Quanto è estesa la superficie gestita dal Facility Department?
“Circa 200.000 metri quadrati di uffici, che comprendono anche le aree adibite alla produzione, ovvero le server farm, strutture tecnologiche che richiedono un livello qualitativo molto elevato per ciò che riguarda i servizi. Dalla nostra gestione sono invece escluse le centrali telefoniche”.
Vi affidate ad un Global Outsourcer?
“Abbiamo un grande fornitore che si occupa dei servizi di conduzione immobiliare e soprattutto della manutenzione e delle pulizie. Per il resto abbiamo scelto di ricorrere a singoli fornitori specializzati”.
Qual è il vostro budget?
“E’ in linea con le nostre aspettative e garantisce concrete prospettive di crescita dei servizi nel pieno rispetto dei nostri programmi. Negli ultimi cinque anni il nostro budget è calato di circa il 10% grazie a un’attività di razionalizzazione dei processi. È stato messo in atto anche un processo mirato ad ottimizzare la parte relativa agli immobili, riducendo i metri quadrati occupati, intensificando lo sfruttamento dello spazio e adottando una politica mirata a sublocare ad altre aziende gli spazi inutilizzati”.
Crede che questa tendenza proseguirà nei prossimi anni?
“Nel mondo produttivo è in atto un trend generale di riduzione dei budget dei costi operativi. Nel caso del Facility Management però non si può scendere oltre una certa soglia se non si vuole ledere la qualità del servizio e danneggiare l’ambiente produttivo. Nel nostro caso credo che qualcosa si possa ancora risparmiare grazie a uno studio attento del mercato dei servizi, a un miglior sfruttamento dello spazio e a un serio lavoro di razionalizzazione dei processi. È soprattutto su questi ultimi che lavoreremo in modo intenso nei prossimi cinque anni”.
Come siete organizzati per la gestione dei costi?
“Tracciamo con cadenza mensile il costo maturato per ogni singolo servizio. Si tratta di un esame estremamente dettagliato che ci permette di controllare quanto speso voce per voce dagli affitti fino alla cancelleria”.
Effettuate un ribaltamento dei costi su tutti i dipartimenti?
“No. Ad eccezione del business travel che è parzializzato per singolo centro di costo, il nostro budget serve per erogare tutti i servizi agli altri settori dell’azienda, che non conoscono l’ammontare di quanto viene speso per le loro necessità. Noi, invece, ne abbiamo un quadro estremamente preciso e in base a quello indirizziamo i loro comportamenti. Possiamo, ad esempio, fissare un limite di spesa per alcuni servizi relativi a determinati settori dell’azienda. In sintesi il lavoro che conduciamo sui processi è guidare le modalità di sfruttamento del servizio da parte dei nostri dipendenti”.
Molto diverso l’approccio ai costi di Siemens, come ci racconta l’Head of Siemens Real Estate Italia Alberto Cannistrà. “La nostra azienda è divisa in diversi sector e Siemens Real Estate è uno di questi grandi settori. Il nostro compito è quello di gestire immobili e servizi dell’azienda; abbiamo anche alcuni contratti con aziende terze, ma rappresentano solo una piccola porzione della nostra clientela. Il core business di Siemens Real Estate è perciò quello di fornire un servizio completo di Facility ed Asset Management a chi opera all’interno dell’azienda, facendo in modo che possa sempre avere a disposizione l’ambiente ideale per svolgere il proprio lavoro. L’altro scopo principale, logicamente, è quello di trasformare i costi fissi legati all’immobile in costi variabili ed ottenere quindi risparmi per la società. In pratica possiamo essere definiti come una business unit che “vende” spazi e servizi ai dipartimenti e alle società del gruppo.”
Quanti dipendenti lavorano alla gestione delle facility?
“30 persone, 20 delle quali svolgono attività di coordinamento. Il resto è un residuo dell’attività di service, che però, potrebbe essere ulteriormente ridotta nel prossimo futuro.”
Quanto è estesa la superficie di cui vi occupate?
“Gestiamo tutti gli edifici dell’azienda presenti sul territorio nazionale; si tratta di 5.000 postazioni di lavoro distribuiti in 90.000 metri quadrati di spazio ufficio, cui vanno sommati altri 20.000 mq di magazzini. Il tutto per un fatturato che nel 2008 è stato di circa 35 milioni di euro. Va detto che questi spazi sono destinati a salire ulteriormente in quanto il gruppo ha deciso di affidare a Siemens RE anche la gestione dei siti industriali e di tutte quelle strutture che non sono ad uso ufficio. Questo si tradurrà in ulteriori 180.000 metri quadri da aggiungere a quelli citati in precedenza.”
Cosa è incluso nel vostro fatturato?
“Circa l’80% proviene da affitti e servizi. Per quanto riguarda questi ultimi, il prezzo per i nostri clienti è basato sui costi sostenuti, più una percentuale di ricarico dell’1%. Nel caso degli affitti per immobili di nostra proprietà, invece, ci basiamo sul valore di mercato degli spazi occupati dalla società del gruppo. Farò un esempio per chiarire meglio il meccanismo: se un immobile costa effettivamente alla società 50 euro al metro quadro, ma il mercato per un edificio con le stesse caratteristiche prevede un costo di 120 euro al metro quadro, è quest’ultima la cifra che addebiterò al nostro dipartimento o società che lo occupa. L’immobile in pratica deve rendere come se fosse un asset indipendente. La tendenza del gruppo è comunque quella di ridurre al minimo lo spazio utilizzato e di conseguenza il numero di immobili.”
Come trattate gli altri costi?
“Utilizziamo il più possibile un approccio basato sui costi diretti. Prepariamo un budget annuale per ogni centro di costo ed in base ad esso individuiamo una tariffa che racchiude in sé tutte le voci di spesa relative alla gestione dell’edificio e dei servizi. La cifra risultante viene moltiplicata per i metri quadrati occupati e si ottiene l’ammontare da addebitare al singolo dipartimento, che a questo punto è logicamente stimolato a ridurre al minimo lo spazio necessario alla sua attività.”
Su quali altri aspetti fate leva per diminuire i costi?
“Nella nostra azienda i cambiamenti organizzativi sono molto frequenti e perciò lo sono anche le variazioni nel layout degli uffici. In questo caso il nostro obiettivo è quello di arrivare ad una situazione in cui la disposizione delle postazioni e dell’ambiente di lavoro in generale sarà bloccato e saranno solo le persone a muoversi. In generale, comunque, puntiamo decisamente a mantenere invariato il livello di comfort degli uffici per cui non agiamo tanto sui servizi quanto piuttosto sui metri quadrati per dipendente. Promuoviamo perciò al massimo la flessibilità: l’ideale sarebbe un luogo di lavoro dove nessuna postazione è assegnata ai singoli dipendenti, ma è invece destinata ad una particolare funzione. Ci saranno perciò, ad esempio, piccoli uffici da occupare nel momento in cui si avrà bisogno di un ambiente dove concentrarsi e lavorare in piena tranquillità, affiancati da spazi destinati al lavoro di gruppo. Il dipendente ogni giorno andrà a sedersi non alla sua scrivania, ma nella postazione più adatta alle sue esigenze del momento. I veri risparmi, a mio avviso, non derivano da una rinegoziazione dei contratti di fornitura per i servizi; spesso questa strategia porta solo tagli modesti nelle spese e, se realizzata male, può generare uno scadimento anche sensibile della qualità dell’ambiente di lavoro, generando insoddisfazione nei dipendenti e quindi danni alla produttività. Razionalizzare il numero e l’utilizzo di postazioni crea risparmi sensibili e migliora l’efficienza generale dell’organizzazione.”
Quali consigli darebbe a chi volesse adottare il vostro metodo di ripartizione dei costi?
“Il primo e più importante passo da compiere è fornire la massima trasparenza possibile ai propri clienti. Ognuno di loro deve sapere quanto costa ogni postazione di lavoro e perché, quali voci compongono la tariffa che gli presentiamo e quale peso ha ognuna di esse sul prezzo finale. A quel punto sarà il cliente stesso a cercare di individuare ogni più piccolo spreco relativo agli spazi e noi, in base a questo suo esame, potremmo proporgli delle soluzioni efficace per ridurre l’area occupata. Così facendo si fornisce loro sia una chiara visione di quello che è il problema legato ai costi sia gli strumenti per risolverlo. È chiaro che per utilizzare questo approccio, il Facility Department deve avere una completa e dettagliata conoscenza di quelli che sono i costi della propria azienda, un’attività di reportistica di eccellenza e un sistema contabile di prim’ordine. Non è semplice e può essere molto impegnativo, ma i risultati che si possono ottenere utilizzando questo metodo di gestione ripagano ampiamente gli sforzi.”
