Facility Management: 5 modi per ridurre i costi di manutenzione

Una miniguida alla riduzione dei costi all'edificio secondo Mainsim

In attesa che riprenda il nostro ciclo di webinar dedicati al mondo del facility management e della manutenzione che ci hanno tenuto compagnia durante tutto il corso dell’ultimo anno trascorso insieme, approfittiamo di questo spazio per fare il punto della situazione e creare nuovi spunti su cui riflettere per tutti coloro che sono interessati ad approfondire il ruolo giocato da un CMMS all’interno dei processi di manutenzione e il notevole impatto che tale strumento può avere sul proprio lavoro.

 

Ci eravamo lasciati a inizio estate con due interessanti webinar gratuiti a cui avete partecipato in molti: a giugno era intervenuto Marco Guerrina, Formatore di 3i Group, parlandoci di macchine e manutenzione, mentre a maggio avevamo chiesto a Micaela Tiso, PhD in Biochimica all’Università di Genova e responsabile di laboratorio presso Micamo, di informarci sui rischi da Legionella e come evitare che la mancata manutenzione dei nostri stabilimenti favorisca il diffondersi di questo batterio.

Ad aprile, invece, abbiamo interpellato Angelo Tirolese, Hospitality Executive Consultant, il quale ci ha spiegato in un interessantissimo webinar come le recensioni online siano un aspetto fondamentale per la reputazione degli alberghi, spiegandoci come agire al fine di prevenire i commenti negativi dei nostri ospiti e come monitorare gli interventi di manutenzione per avere sempre il controllo della nostra struttura.

 

Sulla scia del successo di questi momenti di confronto, siamo lieti di annunciare che a partire dal mese prossimo ripartiranno i nostri incontri formativi. Abbiamo tante sorprese nel cassetto e tante altre a cui stiamo ancora lavorando, per cui non mancate di restare aggiornati tramite la nostra pagina Linkedin o il nostro blog. 

 

Nell’attesa, ecco qui di seguito una breve lista di 5 semplici, semplicissimi modi di ridurre i costi di manutenzione all’interno della vostra facility.

 

Quando parliamo di efficientamento e di risparmio energetico ci riferiamo comunemente ad un insieme di operazioni atte ad ottimizzare il rapporto esistente tra fabbisogno energetico e livello di emissioni. Sebbene a prima vista i due termini possano sembrare sinonimi, non esiste una perfetta coincidenza tra risparmio ed efficientamento. In particolare, il risparmio energetico misura una riduzione nei consumi mediante l’attuazione di interventi che rimuovono fattori di condizionamento negativi. Si tratta pertanto di interventi che permettono di ridurre i livelli di consumo, tagliando sprechi e ottimizzando l’uso delle fonti di approvvigionamento e impiego di energia. Ad esempio, costituiscono interventi di risparmio energetico quelli che mirano ad un miglior isolamento termico degli edifici, oppure l’adozione di pratiche virtuose come il minor periodo di accensione degli impianti.

 

La spesa media in gas ed elettricità all’interno degli ambienti di lavoro risulta essere circa il 19% più alta del necessario. Naturalmente alcune voci di spesa sono inevitabili, ma semplici tecniche di manutenzione possono fare la differenza nei volumi di energia consumata e, quindi, nei costi. Attraverso semplici modifiche al proprio sistema HVAC (heating, ventilation and air conditioning), il costo del riscaldamento e del raffreddamento può essere tagliato fino al 38%. Altri fattori che portano a spendere più del necessario possono essere, per esempio, la scarsa manutenzione degli impianti o l’uso di attrezzatura non più al passo coi tempi, oltre naturalmente ad un isolamento inadeguato.

 

Un software CMMS (Computerized Maintenance Management System) può aiutarti a programmare la manutenzione ordinaria e quella preventiva, automatizzando gli ordini di lavoro e ricordandoti le tasks stagionali al momento giusto, come ad esempio la sostituzione dei filtri dell’aria, in modo da tenere gli impianti sempre efficienti e dandoti la possibilità di compiere scelte che possono rivelarsi strategiche per la tua azienda. Risultato? Un risparmio nel tuo budget destinato alla manutenzione e una minor spesa in energia per la tua azienda.

 

Il successo di un’azienda dipende fortemente dalle persone che ci lavorano ogni giorno, dalla loro preparazione e dall’organizzazione del loro lavoro. Per questo motivo, poter contare su procedure chiare e condivise aiuta il tuo team a completare le proprie tasks con successo.

 

Purtroppo, mano a mano che la propria azienda continua a crescere, non è sempre così facile sapere in ogni momento a chi è stato assegnato cosa. Senza una procedura di manutenzione standard, parte dello staff potrebbe approcciarsi ai problemi usando metodi sbagliati che portano a perdere tempo e risorse preziose. Ancora più importante, la mancanza di procedure standard condivise con tutto il gruppo può generare lacune, rischi e irregolarità durante gli interventi di manutenzione, traducendosi in un abbassamento della qualità del proprio lavoro, in una riduzione del ciclo di vita degli assets o peggio, generare infortuni al proprio personale.

 

Un CMMS ti permette di tenere governate congiuntamente tutte le procedure necessarie e di condividerle con chi vuoi tu all’interno della tua azienda, in modo da semplificare la vita al tuo staff e ottimizzare i tempi di lavoro. Inoltre potrai verificare in modo estremamente semplice e immediato che ciascun membro della tua squadra abbia completato in modo corretto ogni singola task che gli era stata assegnata, dicendo addio ad un numero infinito di telefonate, files, fogli scritti a mano e fogli di calcolo.

 

Le aziende che ancora non riescono a programmare il proprio piano di manutenzione in modo corretto, rischiano di spendere più tempo in ritardi e reperimento delle risorse necessarie (come maintenance tools e manuali) di quanto effettivamente impieghino nella manutenzione correttiva. Senza considerare poi tutti gli outcomes negativi generati dal guasto.

Una corretta pianificazione e programmazione della manutenzione non incrementerà soltanto la produttività, ma ti aiuterà anche a ridurre i costi, ad evitare l’accumularsi degli ordini di lavoro, migliorare i tempi di funzionamento degli assets risparmiando sul materiale di scorta e ottimizzare il tuo lavoro.

 

Grazie all’aiuto di un CMMS sarai in grado di gestire in modo efficiente gli ordini di lavoro e il magazzino, controllare le scadenze grazie all’integrazione con il tuo calendario, creare facilmente i reports che ti servono e avere sempre la risposta pronta sui dati che ti vengono richiesti.

 

Sicuramente avrai già un tuo sistema di selezione dei fornitori basato sul rapporto costo/efficienza. A volte però questo processo può risultare più complesso del previsto. La selezione del fornitore più adatto alle tue esigenze deve tenere conto di svariati fattori, dall’affidabilità ai tempi di reazione, fino ai prezzi dei componenti sostitutivi e la loro qualità. Utilizzando reports di manutenzione chiari ed efficaci, ti sarà più semplice riuscire a comparare i risultati ottenuti dai vari fornitori, permettendoti di fare un paragone basato sui dati mostrati attraverso semplici grafici e tabelle, senza perdere tempo ed energie cercando di fare chiarezza tra i vari rapporti collezionati nel tempo.

 

Gestire la manutenzione all’interno di una facility significa anche essere sempre al corrente dei componenti e dei pezzi di ricambio presenti in magazzino, per evitare di farsi trovare impreparati nel momento del bisogno. La gestione dell’inventario è dunque un aspetto importante del lavoro a cui non si può proprio rinunciare. Se le informazioni in nostro possesso non sono accurate potremmo presto trovarci a fare i conti con eccessivi livelli di stock che occupano spazio inutilmente o, peggio, con componenti mancanti, causando ritardi e inefficienza nel nostro lavoro.

 

Anche in questo caso un software CMMS viene incontro alle nostre necessità, tracciando i pezzi in base al modello o alla categoria, alla matricola, alla quantità presente in magazzino oppure alla loro location all’interno della facility. Questo significa che potrai conoscere con esattezza e in modo semplice e immediato il livello di magazzino relativo ad ogni singolo componente, evitando di farti cogliere impreparato nel momento del bisogno.