L'importanza dell'anagrafica tecnica

L’anagrafica tecnica di un patrimonio immobiliare si pone come elemento base per l’appalto multiservizio di manutenzione del sistema edificio/impianto. Quanto sopra è tanto vero da esserlo in tutte le fasi del processo: dalla concezione dell’appalto fino ad arrivare alla verifica dei risultati ottenuti dall’impresa appaltatrice.
 

Quali sono le fasi dove l’anagrafica tecnica si pone come elemento fondamentale ed imprescindibile?

L’IMPOSTAZIONE: già dalla concezione della gara di appalto, con lo scopo di dare un peso economico alla stessa, non si può prescindere dal dotarsi di un’anagrafica tecnica dove gli elementi oggetto di censimento diventano le unità di misura per la quantificazione dell’appalto.
 

Inoltre, fornire i dati dell’anagrafica tecnica agli appaltatori consente di poter definire con chiarezza i confini dell’appalto, evitando di incorrere in riserve pretestuose che però spesso consentono all’appaltatore di ottenere ingiuste riduzioni di penale ovvero una maggiorazione dei compensi dovuti.
 

Quindi l’Anagrafica Tecnica (denominata nella fase preliminare pre-censimento, considerando il numero ristretto di informazioni contenute) viene utilizzata con lo scopo di fornire il peso economico della gara di appalto e definire i confini della stessa.
 

LA PIANIFICAZIONE: in una seconda fase, quando la stazione appaltante affida il servizio di gestione del patrimonio immobiliare, è prassi ormai consolidata incaricare l’impresa di Facility Management della redazione dell’Anagrafica Tecnica completa. Questa prassi ha molteplici vantaggi per l’impresa appaltatrice.
 

Attraverso una puntuale conoscenza del sistema edificio/impianto, infatti, l’impresa ha la possibilità di ottimizzare profondamente il processo manutentivo. Ciò consente di ottenere economie di scala senza incidere negativamente sulla qualità del servizio ed anzi minimizzare l’interferenza con il regolare svolgimento delle attività all’interno del patrimonio immobiliare di che trattasi, necessità quest’ultima fondamentale soprattutto nei settori ospedalieri, militari ed industriali.
 

Attraverso l’impiego di SIM (Sistemi Integrati per la Manutenzione), inoltre è possibile gestire i piani di manutenzione, le interferenze, i ticket, il magazzino e tutto quanto meglio analizzato nei punti successivi con degli algoritmi che consentono un’analisi profonda, dettagliata e volta alla massimizzazione della conoscenza del patrimonio, degli utenti e dei livelli di servizio da adottare. Tutto quanto sopra è raggiungibile solo potendo disporre di un’anagrafica tecnica ben strutturata, aggiornata e volta a fornire i dati utili all’appalto ed allo scopo specifico a cui sono destinati.
 

Per meglio comprendere il concetto, facciamo un esempio: all’interno di un patrimonio immobiliare come può essere quello di un ministero, tra i dati forse più importanti, si registrano quelli riferiti al condizionamento che incide pesantemente sul benessere termo-igrometrico degli utenti dello stesso. Obiettivo questo di primaria importanza visto che la produttività di un ministero dipende dal lavoro di ufficio del personale interno che, pertanto, deve essere messo in condizione di lavorare nella migliore situazione possibile. Possiamo pertanto dire che conoscere i dati specifici dei gruppi frigo, delle UTA e dei fan-coil è di rilevante importanza così da poter intervenire tempestivamente in caso di manutenzione correttiva (potendo ad esempio disporre dei pezzi di ricambio in caso di guasto o potendo conoscere, ancor prima di procedere all’intervento, le caratteristiche proprie dell’asset impiantistico oggetto di chiamata). 
 

La conoscenza di tali dati si rivela parimenti utile in caso di manutenzione predittiva poiché una conoscenza profonda e puntuale degli asset impiantistici consente una pianificazione mirata e calibrata sulle specifiche caratteristiche dell’asset impiantistico preso in considerazione. 
 

Diversamente, con riferimento ad un patrimonio immobiliare come quello degli Autogrill, quanto sopra diventa di secondaria importanza, lasciando il primato alla necessità di massimizzare la produzione (ad esempio dei panini che sono una delle principali fonti di guadagno dell’Autogrill). Conseguentemente, il piano di classificazione dell’anagrafica tecnica non può esimersi dal ricomprendere le affettatrici ed, in particolare, come specifico attributo, sarà fondamentale raccogliere le informazioni relative alle lame così da poter disporre in magazzino di un’adeguata scorta, evitando fermi macchina che potrebbero compromettere il business del committente e poter altresì pianificare una manutenzione periodica specifica per tale asset.
 

L’esempio di cui sopra rende l’idea di quanto importante sia una corretta definizione del piano di classificazione. Questo deve essere specifico e peculiare di un dato patrimonio immobiliare e deve tener conto delle esigenze dell’utenza finale. È fondamentale dunque concepire un piano di classificazione quanto più ricco? NO! Niente di più sbagliato. Il piano di classificazione deve essere perfettamente tagliato per quello specifico sistema edificio/impianto/utente. 
 

Lo scopo di non appesantire il database è quello di evitare di gravare economicamente e temporalmente sugli aggiornamenti periodici dell’anagrafica tecnica che necessariamente devono essere effettuati nel corso degli anni ed, al contempo, di poter strutturare degli algoritmi utili alla gestione di quello specifico sistema edificio/impianto. Diversamente, tanto il concepimento quanto la gestione dei predetti algoritmi diventerebbe oltremodo difficoltosa e dispendiosa. 
 

Pertanto, l’anagrafica tecnica diventa lo strumento base per gestire la programmazione, la gestione degli interventi a guasto, i preventivi, nonché tutta la contabilità condivisa con la stazione appaltante.
 

IL MONITORAGGIO: Se parliamo di monitoraggio l’attore interessato ora è la stazione appaltante. Chiariamo dal principio un concetto fondamentale: quando parliamo di attività di manutenzione preventiva (una delle attività di maggiore rilevanza nell’ambito degli appalti di facility management), almeno nei primi anni dell’espletamento della stessa, i risultati sono invisibili. 
 

Mi spiego: l’attività di manutenzione preventiva, o ancor più quella predittiva, è volta a far sì che un dato asset funzioni correttamente e che lo faccia per quanto più tempo possibile. Ovviamente ogni singolo asset impiantistico è in grado di mantenersi funzionante anche senza manutenzione per un certo tempo. L’attività di manutenzione è volta proprio ad allungare questo arco temporale.
 

Pertanto, se la stazione appaltante non provvede a monitorare l’attività della società appaltatrice, alto è il rischio che sia necessario ricorrere ad interventi straordinari per porre rimedio a problematiche che si sarebbero potute risolvere attraverso puntuali interventi ordinari. Accade allora, che le eventuali penali, qualora sufficienti a coprire il danno subito in termini di sostituzione degli oggetti impiantistici ormai compromessi nel loro funzionamento, non possano coprire i danni subiti in termini di disservizio dovuto ai fermi macchina per la sostituzione/riparazione dell’oggetto. Per non parlare poi della compromissione dell’efficienza del sistema edificio/impianto. Da qui la necessità di dotarsi di strumenti che consentano, anche attraverso l’utilizzo di SLA (Services Level Agreement), di monitorare l’attività di facility management. L’utilizzo di SIM appare indispensabile per gestire tale fase e il dato crudo da fornire al sistema informativo è uno e uno solo: l’Anagrafica Tecnica.
 

IL CONTROLLO: Per attività di controllo si intende tutto quanto viene fatto all’esito di una fase dell’attività di facility management per fornire un “giudizio” sul risultato raggiunto in termini quantitativi e qualitativi. In narrativa un indicatore utilizzato a tale scopo è il KPI (Key Performance Indicator). I KPI non sono nient’altro che degli indicatori chiave di prestazione volti a fornire una misura quantificabile avente come primo scopo quello di misurare gli obiettivi prefissati ed effettivamente raggiunti. Troppo spesso tuttavia accade che tali misurazioni vengano effettuate su parametri vaghi ed indefiniti, impoverendo o annullando la reale utilità di tali strumenti. Parametrando invece gli stessi sui dati provenienti dall’anagrafica tecnica e, quindi, riconducendoli specificatamente ai singoli asset impiantistici, pare ovvio che tali parametri assumeranno un valore rilevante e profondo nel controllo delle performance del servizio analizzato.
 

Da quanto sopra si evince che per la gestione del processo manutentivo nell’ambito del servizio di facility management è imprescindibile dotarsi di un’Anagrafica Tecnica. 
 

E se gli asset oggetto dell’anagrafica fossero i seguenti?

L’elenco di cui sopra potrebbe proseguire all’infinito: l’anagrafica tecnica è la base imprescindibile nell’attività di Facility Management.
 

Arch. Marco Ludovici