La sfida del Visitor Management: accogliere, accreditare, gestire gli ospiti in compliance con GDPR

La prima impressione è quella che conta: la fase dell'accoglienza è un passaggio importante e delicato nella costruzione del rapporto tra un'azienda e la sua potenziale clientela o i suoi collaboratori esterni, soprattutto in tempi attuali, che impongono una grande velocità nei processi decisionali. 

 

Spesso, purtroppo, è anche una delle più trascurate. 

Una gestione approssimativa dei servizi legati all'accoglienza può tradursi in una lunga serie di inconvenienti per il visitatore esterno, che a loro volta si traducono in un danno di immagine per l'azienda. In fase di accreditamento capita spesso di poter leggere sul registro cartaceo il nome dei visitatori che ci hanno preceduto, con evidenti problemi strategici e di privacy. Negli orari critici si formano di sovente fastidiose code causate da procedure di registrazione troppo lunghe e articolate, in cui molte volte si chiede di compilare gli stessi moduli già riempiti in occasione di visite precedenti. Attività come acquisire il documento di identità, firmare le policy aziendali, rilasciare le credenziali wi-fi, ottenere un badge o un "documento di viaggio" vengono svolte spesso in maniera lenta e farraginosa, causando inevitabilmente rallentamenti o errori nel flusso dell’accoglienza. E, ciò che è peggio, tutte queste procedure non sono quasi mai GPDR compliant, cosa che espone l’azienda a rischi legali per violazioni del diritto alla privacy. Per non parlare del fatto che, in caso di un’inaspettata emergenza o di altre urgenze, individuare gli ospiti presenti in azienda risulta difficile e complesso.

Come gestire allora nel modo migliore il momento dell'accoglienza? 

Un primo, decisivo passo è comprendere che non si tratta, appunto, di un solo momento. Come ogni Facility Manager sa bene, l'accoglienza è un processo complesso, che coinvolge molteplici variabili da organizzare in maniera armonica, così da creare un'esperienza completa che risulti il più possibile piacevole, veloce e libera da ostacoli. È anche un processo che estende oggi i suoi confini temporali ben oltre l'istante in cui la persona pone fisicamente piede in azienda. Egualmente importanti sono infatti le fasi del primo contatto, che avviene il più delle volte via email, e che di fatto rappresentano il momento in cui inizia il processo di accoglienza e la formazione di quella prima, fondamentale impressione a proposito dell'azienda.

Il Facility Manager deve perciò affrontare la sfida dell'accoglienza seguendo un approccio integrato al fine di creare un'esperienza completa. Per farlo ha però assoluta necessità di strumenti informatici capaci di assisterlo e guidarlo al meglio tra i mille ostacoli che questa difficile sfida presenta. Easy Visit è la soluzione proposta da Digiwhile, factory tecnologica del gruppo Durante.

Easy Visit guida l’intero processo di accoglienza e accredito sia in modalità assistita che self service, grazie a procedure e policy definite e configurate con il cliente sulla base delle necessità aziendali. Può inoltre essere integrato con i principali sistemi e standard per il controllo accessi, in modo da inserirsi perfettamente nei processi già in atto senza stravolgerli, ma elevandone al massimo l'efficienza.

Nell'ottica di creare un'esperienza completa e perfettamente bilanciata, Easy Visit guida l’ospite sin dal momento della ricezione dell'invito all'appuntamento, ne agevola al massimo l'accreditamento alla reception e lo accompagna fino alla sala dove si terrà il meeting, con un flusso interamente gestito, automatizzato e opportunamente comunicato all’ospite. In pochi secondi ogni visitatore riceverà un badge magnetico NFC o adesivo QR code e le credenziali della guest Wi-Fi valide per tutta la durata della visita. E, in caso di emergenza o necessità, Easy Visit permette di stampare subito la lista di tutti gli ospiti presenti in ogni momento all'interno dell’edificio.

Easy Visit si prende cura dell'ospite fino alla sua uscita dall'edificio, facilitandone al massimo anche il processo di check-out, che avviene semplicemente avvicinando il badge (o scansionando il QR code) al totem self service, operazione che può essere anche affidata al personale della reception.

La prima impressione perciò è ancora quella che conta. E con Easy Visit avrete la certezza che sarà sempre positiva.