Negli Stati Uniti le tecniche di gestione del FM sono utilizzate dal Dipartimento della Difesa ormai da anni. Thomas Mitchell, First Vice Chair del Board of Director di IFMA è stato tra i primi a capirne l’utilità in termini di efficienza e costi. Anche i professionisti del nostro settore ne hanno tratto beneficio e da tempo operano anche nella Guardia Costiera e nella Marina
Il Facility Management non è un insieme di procedure, è un metodo, una disciplina, un modo di intendere la gestione. In quanto tale, può essere applicato ovunque vi siano strutture cui donare efficienza. Lo sanno bene gli statunitensi, che hanno il merito di aver formulato il Facility Management trent’anni orsono e che da allora non hanno mostrato alcuna remora nell’applicarlo anche a settori ben lontani dalla tradizionale realtà dello spazio ufficio e dell’azienda. Non deve perciò stupire se, ormai da diversi anni, la disciplina è stata introdotta con successo anche in ambito militare.
Si tratta di un’esperienza affascinante, che dice molto sulla vastità delle possibili applicazioni del Facility Management.
Per conoscere meglio i dettagli di questa esperienza, abbiamo interpellato Thomas Mitchell, First Vice Chair del Board of Director di IFMA e Director, Facilities Management Consulting per Booz Allen Hamilton.
È possibile identificare un momento preciso nel quale il Dipartimento della Difesa statunitense ha iniziato a mostrare reale interesse verso il Facility Management?
In un certo senso credo si possa dire che il mondo militare ha compreso l’importanza del Facility Management ben prima che il termine stesso venisse coniato. In fondo, il successo delle attività condotte dallo U.S. Department of Defence sia negli Stati Uniti che all’estero è da sempre dipeso in gran parte dalla capacità di gestire in maniera efficace ed efficiente le strutture e i servizi accessori allo svolgimento delle operazioni militari.
Che peso ha il Facility Management oggi all’interno delle agenzie federali statunitensi?
Negli ultimi anni il Governo Federale ha abbracciato i principi della disciplina in modo ancor più convinto e completo rispetto al passato.
Alla base di questa evoluzione vi sono gli stessi fattori che, nel corso delle ultime decadi, hanno spinto molte aziende private verso l’adozione del Facility Management: la riduzione dei budget, il crescente costo delle attività di manutenzione e operation, l’invecchiamento delle infrastrutture ed un’aumentata attenzione verso il tema della sostenibilità ambientale. Quest’insieme di elementi ha avuto il merito di rendere evidenti tutti i benefici che le agenzie governative avrebbero potuto trarre dalla disciplina.
Vi è stato qualche cambiamento legislativo che ha incoraggiato l’utilizzo del Facility Management nel settore della Difesa?
Credo sia doveroso segnalare il Presidential Executive Order (EO) 13327 del 2004. In base ad esso, tutti i dipartimenti e le agenzie dell’esecutivo, inclusa la Difesa, devono impegnarsi a donare la massima efficienza, funzionale ed economica, alle proprie risorse di Real Estate.
L’ordinanza specifica anche che questo obiettivo deve essere realizzato attraverso una serie di politiche che includono, ad esempio, un approccio strategico alla gestione delle strutture e la definizione di obiettivi precisi a medio e lungo termine.
Qual è il vantaggio principale portato dall’adozione del Facility Management in questo settore?
Lo stesso di cui può beneficiare ogni organizzazione non militare: guadagnare efficienza riducendo al contempo i costi grazie ad un impiego più razionale delle risorse. È chiaro, però, che operare come Facility Manager in una base militare porta a dover affrontare una serie di problematiche per molti versi uniche e legate alla particolare natura delle attività per cui queste strutture sono concepite.
Basti solo pensare, per fare un esempio evidente, a tutti gli aspetti concernenti la sicurezza. Chi svolge un’attività legata al Facility Management in quest’ambito non può poi esimersi dall’avere una profonda conoscenza del mondo militare, delle sue procedure e regole e direi anche della particolare mentalità ad esso associata.
Infine, anche se forse è inutile sottolinearlo, le pressioni da affrontare lavorando in questo settore sono davvero straordinarie. La gestione dei servizi è uno dei molti elementi, e spesso anche tra i più importanti, che contribuiscono al buon successo di un’operazione militare. Allo stesso modo è anche uno dei molti fattori che possono non funzionare correttamente, mettendo a rischio non solo la missione, ma anche la sicurezza del personale militare.
Come definirebbe la figura del Facility Manager in ambito militare?
Il significato e l’interpretazione che il Dipartimento della Difesa ha voluto dare di questa professione ha subito una decisa evoluzione in tempi recenti. Fino agli anni ’90, la maggioranza delle facility militari veniva gestita attraverso una divisione interna di building o engineering, spesso guidata da un ingegnere professionale.
Il compito affidato a questa divisione era essenzialmente quello di occuparsi esclusivamente di gestire la manutenzione e le operation quotidiane delle strutture.
Nel corso degli anni ’90 la Difesa ha portato avanti un imponente processo di riorganizzazione strategica dei propri processi, soprattutto di quelli legati alle facility e ai costi operativi ad esse associati.
Nello stesso periodo si è diffuso anche un ricorso più deciso allo strumento dell’outsourcing.
I buoni risultati ottenuti grazie a tale svolta fanno sì che questa impostazione resti attiva ancora oggi; i servizi per la Incirlik Air Base in Turchia sono stati completamente esternalizzati ad una società privata e sono state realizzate esperienze simili, seppur in misura leggermente più contenuta, per altre basi presenti nel Regno Unito, nel Medio Oriente e nel sud degli Stati Uniti.
A prescindere da questi casi esemplari, è evidente come nel corso dell’ultimo decennio il Dipartimento della Difesa abbia voluto adottare un approccio più strategico alla gestione dei servizi riconoscendo appieno quale ruolo questi giochino non solo nel contenimento dei costi, ma anche nel buon svolgimento delle missioni e nel garantire la sicurezza e l’efficienza del personale militare.
Il Dipartimento ha anche realizzato che il proprio portfolio immobiliare ha assoluta necessità di un’incessante e accurata attività di valutazione e controllo e di una gestione realmente strategica.
Oltre a quello della Difesa, c’è qualche altro dipartimento nel quale il Facility Management è impiegato con successo?
Vi sono diverse agenzie federali che stanno utilizzando con successo i principi del FM nel conseguimento dei propri obiettivi. Vorrei citare, come esempio, i casi della General Services Administration, della Guardia Costiera Statunitense e della Marina Militare, tre dipartimenti che dopo aver adottato in maniera decisa i principi del Facility Management hanno migliorato in maniera tanto evidente la propria efficienza da vedersi tributare l’attestato di “best practice” da parte del Governo Federale.
Thomas Mitchell
ha più di vent’anni di esperienza nella US Air Force come ingegnere civile responsabile della gestione di programmi destinati allo sviluppo, acquisizione e conduzione di facility nelle istallazioni militari in Europa, Asia, Medio Oriente e negli USA. Mitchell è CFM dal 2000, nonché First Vice Chairman del Board di IFMA e direttore del Board della Society of American Military Engineer. La sua elevata competenza in materia di Facility Management e di gestione delle emergenze e leadership ne fanno uno dei relatori più richiesti a livello internazionale per lo sviluppo di queste tematiche
