Sicurezza, ergonomia e confort nell’ufficio

 

Di Stefano Savoia (Contec Ingegneria), Massimiliano Gagliardi (Contec AQS), Elena Padovani (Contec Ingegneria)
 

 

 

Le recenti notizie stampa relative alla scelta di Google di investire nel 2021 ben 7 miliardi di dollari sui propri uffici segnala un cambio di rotta rispetto all’indirizzo precedente d’urgenza, che a causa della crisi pandemica Covid-19, aveva fortemente orientato l’attività terziaria allo smart working.

Il primo convinto e diffuso entusiasmo su questa modalità operativa, che aveva da un lato mantenuto di fatto costante i livelli di produttività e dall’altro concorso ad un drastico taglio di costi di trasferta, cene aziendali, ecc., è stato messo in discussione dal venire meno del senso di “comunità” e dell’identitaria appartenenza aziendale.

A questo tema si sono associate alcune valutazioni negative relative alla diminuzione della creatività e al rallentamento dell’apprendimento delle nuove reclute, oltre ad un amentato rischio di violazione informatica.

A Google si associano nella pianificazione del prossimo rientro alcuni grandi banche di Wall Street come JP Morgan, Citi e Goldman Sachs.

Tornerà tutto come prima della pandemia? 

Molto probabilmente no, ma è possibile che tali considerazioni possano essere condivise anche nel nostro paese, eventualmente riformulando la logica di uso degli spazi, che dovranno essere orientati ad un uso misto accogliendo attività in presenza e in remoto. 

La riformulazione dell’uso dello spazio dovrà opportunamente essere affrontata mediante logiche valutative di dettaglio, mirate a contribuire alle decisioni strategiche del management sulla base di dati oggettivi e condivisi.

Si potrebbe assistere nel prossimo futuro a cambi di paradigma radicali, ri-fondativi le logiche di lavoro d’ufficio. La tutela della sicurezza, fino ad oggi argomento quasi marginale nel settore terziario, assumerà verosimilmente una nuova importanza, dovendo correlare ai già noti criteri di confort, i nuovi riferimenti di tutela sanitaria. Questi aspetti, inoltre, dovranno essere messi in collegamento con una rivisitazione del modello organizzativo che dovrà accogliere un più diffuso utilizzo dello smart working che a seguito di questo anno in cui è stato utilizzato massivamente, non dovrebbe essere più lo spauracchio di CEO e uffici del personale.

 

Pertanto benessere e confort nel particolare luogo di lavoro che è l’ufficio, verranno rivalutati per garantire elevati livelli di benessere organizzativo e per venire incontro alle specifiche esigenze dell’operatore in termini di sicurezza, garanzia della salute, confort ed ergonomia, favorendo la produttività associata ad una determinata funzione. 

L’attuazione delle norme in materia di salute e sicurezza negli ambienti di lavoro, la corretta progettazione e un’organizzazione adeguata del workplace possono infatti impattare favorevolmente e in via diretta sul benessere dell’individuo e conseguentemente sulla redditività dell’azienda.

 

Il raggiungimento di elevati livelli di benessere e confort del contesto fisico dell’ufficio è legato e dipendente da numerosi requisiti, alcuni tra loro correlati. La definizione e la misura della prestazione di molti di tali requisiti è oggi consolidata e trova evidenza in un ricco corpo normativo a disposizione del progettista. L’UNI, Ente Nazionale di Normazione, pubblica e aggiorna da tempo i riferimenti tecnici specifici (quasi tutti di origine comunitaria) che consentono la puntuale caratterizzazione di ciascuno dei singoli parametri in campo.

 

Tuttavia la migliore soluzione progettuale non necessariamente si ottiene massimizzando ognuno dei requisiti per i quali non vale, ai fini del conseguimento della più alta performance ambientale complessiva, la semplice sovrapposizione degli effetti.

In fase di progetto è pertanto necessario un confronto strutturato tra soluzioni e ipotesi alternative che consenta una valutazione oggettiva e la convergenza alla soluzione più idonea per la specifica organizzazione e per lo specifico contesto.

 

Il metodo di valutazione maggiormente efficace può essere ricercato tra i metodi dell’analisi multicriteriale ed in particolare nell’applicazione della AHP – Analitic Hierarchy Process.

 

 

 

2.1 – Il Layout

 

La standardizzazione dei singoli elementi che compongono la postazione di lavoro per l’ufficio (sedute, scrivanie, mobili contenitori e pareti divisorie mobili) si può ritenere ormai consolidata e diffusa. Gli elementi di arredo sono infatti normati singolarmente e nella loro composizione (si veda ad es. UNI 11534:2014 “Mobili per ufficio - Posto di lavoro in ufficio - Criteri per la disposizione dei mobili”) da regole tecniche obbligatorie per la commercializzazione e la marchiatura CE dei prodotti. 

Il tema si sposta sulla distribuzione spaziale delle postazioni e delle funzioni di completamento al lavoro d’ufficio.

Il dibattito riguarda ora le innovative logiche distributive e organizzative dell’ufficio, lo stile del lavoro nelle organizzazioni e le modalità attraverso le quali questo si svolge.

 

Si definisce smart working lo spazio nel quale le persone sono protagoniste in un luogo pensato per essere in costante scambio con il mondo circostante, ma anche tra gli operatori. Spazi nei quali la flessibilità è sempre più un elemento chiave, contemperando lavoro in ufficio e lavoro fuori ufficio.

 

In effetti le attuali tendenze per i layout nel mondo office prevedono un approccio orientato ad una maggior flessibilità dei collaboratori, nell’ottica di favorire la conciliazione delle esigenze personali e professionali. I più recenti concept distributivi prevedono l’utilizzo di spazi funzionali e tecnologie innovative per massimizzare allo stesso tempo produttività, collaborazione e raggiungimento degli obiettivi.

 

Gli spazi vengono concepiti secondo un’organizzazione libera e fluida. Le aree di lavoro open space non prevedono postazioni dedicate: ogni persona si muove a seconda delle necessità, trovando spazi di supporto adatti alle differenti esigenze di ogni giornata lavorativa. Si possono prevedere tipologie di postazioni lavoro, differenziate in base alle diverse esigenze: dalle scrivanie in open space, dotate di pannelli per garantire l’isolamento acustico e in alcuni casi anche di monitor fissi, laddove si preveda un utilizzo prolungato del computer o un tipo di attività che richieda un maggior confort visivo e acustico. 

Si alternano spazi pensati per le attività di collaborazione, brainstorming e incontro (meeting room) a spazi disegnati per un lavoro individuale di breve durata o per le attività che richiedono maggiore concentrazione o privacy (quite room).

 

Si realizza insomma una separazione fisica e funzionale tra il momento del pensiero e della condivisione e il momento vero e proprio del fare.

 

Ricorrenti in questi contesti di nuova concezione gli ambienti accoglienti attrezzati con cucina, dove è possibile pranzare o semplicemente fare un breve pausa caffè, ma anche svolgere attività e riunioni con i colleghi in spazi informali e stimolanti (si vedano ad esempio le nuove sedi milanesi di Microsoft e Google).

 

 

 

2.2 – Caratteristiche per la tutela sanitaria

 

L’emergenza sanitaria riferita alla gestione del virus SARS-CoV-2/COVID-19, ha fortemente influenzato la progettazione dei layout degli uffici e dei luoghi di lavoro sulla base delle prescrizioni normative dettate dei Protocolli sicurezza, costringendo i progettisti a rivedere il layout degli uffici e dei suoi elementi per gli uffici esistenti e interrogandosi su quali saranno le prescrizioni necessarie in tema salute e sicurezza dal quale partire per una progettazione efficace nel settore Direzionale.

 

In riferimento agli uffici esistenti, Assufficio, Federlegnoarredo hanno redatto uno specifico documento dal titolo “Layout ufficio e distanziamento sociale. Linee guida per la disposizione dei mobili per ufficio nel periodo post Covid-19” che integra le prescrizioni della norma sopra citata UNI 11534:2014 , sulla disposizione dei mobili per ufficio, con considerazioni tengono conto, delle esigenze di distanziamento sociale imposte dalla diffusione della pandemia Covid-19, oltre agli aspetti di carattere ergonomico già oggetto della UNI 11534. 

 

L’ultimo aggiornamento del "Protocollo condiviso per il contrasto e il contenimento della diffusione del virus SARS-CoV-2/COVID-19 negli ambienti di lavoro" datato 06 Aprile 2021, in cui nel capitolo 8 suddetto Protocollo, entra nel merito della rimodulazione degli spazi di lavoro, indica in modo chiaro il riferimento obbligatorio alla distanza interpersonale di 1 metro come principale misura di contenimento, definendo anche le seguenti prescrizioni:

Se la progettazione pre pandemia, puntava all’aggregazione del personale in ufficio, l’incentivazione del team e di tutti quei fattori necessari per creare un’identità aziendale, oggi dobbiamo ripensare gli spazi per separare le persone, agevolare il lavoro individuale per salvaguardare la salute delle persone.

 

 

2.3 – Caratteristiche Climatiche 

 

I fattori che determinano l’ambiente termo-igrometrico in uno spazio ufficio sono principalmente le caratteristiche termiche degli elementi dell’involucro edilizio, la tipologia delle sorgenti di calore presenti all’interno, il clima esterno e le caratteristiche dell’impianto di climatizzazione. Il dato finale da considerare è il grado di benessere percepito dagli occupanti nello spazio considerato, ovvero il grado di comfort termico.

 

Il benessere termo-igrometrico è quella condizione in cui la temperatura dell’aria, l’umidità relativa e il movimento dell’aria insieme a parametri quali l’attività metabolica e l’abbigliamento sono tali per cui il lavoratore prova un senso di soddisfazione. 

 

Figura 2_ Fattori che influiscono sul benessere

Immagine tratta dall’Atlante della Sostenibilità, UTET, Milano, 2008

 

Sebbene i parametri fisici siano correlati e la sensazione di confort sia sempre influenzata da fattori soggettivi, è tuttavia possibile definire alcuni valori di riferimento o range di valori che indicano una condizione di comfort come illustrato nei grafici sottostanti: 

 

 

 

 

I metodi per la valutazione delle condizioni termo-igrometriche attualmente applicati sono per lo più contenuti nella norma UNI EN ISO 7730:2006 “Ergonomia degli ambienti termici- Determinazione analitica e interpretazione del benessere termico mediante il calcolo degli indici PMV e PPD e dei criteri di benessere termico locale. 

 

 

2.4 – Caratteristiche Illuminotecniche 

 

Fino a pochi anni fa l’approccio progettuale illuminotecnico era focalizzato sulla mera applicazione della normativa per l’illuminazione degli ambienti di lavoro e alla determinazione del solo valore d’illuminamento per un’area specifica. L’allegato IV (Requisiti dei luoghi di lavoro) del D.Lgs. 81/2008 riporta indicazioni sull’illuminazione naturale e artificiale degli ambienti di lavoro. Ad esempio indica che, i luoghi di lavoro devono disporre di sufficiente luce naturale e devono essere dotati di dispositivi che consentano un’illuminazione artificiale adeguata per salvaguardare la sicurezza, la salute e il benessere dei lavoratori. Inoltre gli impianti d’illuminazione dei locali di lavoro e delle vie di circolazione devono essere installati in modo che il tipo d’illuminazione previsto non rappresenti un rischio di infortunio per i lavoratori. Con la pubblicazione della norma UNI EN 12464-1: 2011 “Luce e illuminazione - Illuminazione dei posti di lavoro - Parte 1: Posti di lavoro in interni” il progettista si concentra sulle reali esigenze della persona e del comfort visivo all’interno degli ambienti di lavoro, garantendo la giusta distribuzione dei livelli di illuminamento e delle luminanze nella zona di lavoro e in quelle circostanti. Tale condizione di comfort è perseguibile tramite un corretto utilizzo di luce naturale ed artificiale. 

 

 
Figure 4 e 5_ Immagini tratte dall’ Atlante della Sostenibilità, UTET, Milano, 2008

 

Il contributo della luce naturale nell' illuminazione degli interni va senza dubbio privilegiato in quanto la presenza di aperture verso l'esterno nell'involucro di un edificio permette di mantenere un legame visivo col mondo circostante e cogliere il passare del tempo. Tuttavia la luce diurna naturale può essere fonte di abbagliamento generato da diversi fattori quali ad esempio: l’intensità luminosa emessa da una sorgente; la posizione e la dimensione della superficie vetrata; il contrasto di intensità luminosa tra le superfici interne e la presenza di superfici riflettenti esterne o interne. Altri parametri da considerare per la determinazione dell’‘ambiente luminoso’ sono la distribuzione dell’illuminazione tra le postazioni di lavoro, la direzione della luce che illumina gli spazi interni e la variabilità della luce (livelli e colori della luce), la luminosità di tutte le superfici, i riflessi e i contrasti che si determinano. Per compensare la carenza o l’assenza di illuminazione naturale diventa importante lo studio dell’ illuminazione artificiale prodotta dall’insieme dei corpi illuminanti installati, sempre più orientati alle esigenze del lavoratore che può regolare la luce, adattandola alle proprie esigenze.

 

 

2.5 – Caratteristiche Acustiche

 

Nel progettare spazi di lavoro open space non bisogna trascurare la buona intelligibilità del parlato fra una postazione e l’altra che causa minore efficienza e concentrazione del singolo lavoratore. 

La norma di riferimento è la UNI EN ISO 3382-3:2012 “Acustica - Misurazione dei parametri acustici degli ambienti - Parte 3: Open space” che specifica le procedure di misurazioni, l'apparecchiatura necessaria, i metodi per la valutazione dei dati e la presentazione del rapporto di prova. I risultati della misurazione possono essere usati per valutare le proprietà acustiche dell'ambiente tipo "open space". 

 

Ridurre i rumori ‘fastidiosi’ e aumentare il rumore di fondo sono due modalità per migliorare l’intimità delle conversazioni, tenendo conto che oltre un certo limite anche il rumore di fondo può diventare esso stesso un problema. L’indice di intelligibilità del parlato (STI, Speech Transmission Index) è la misura principale della qualità della privacy delle conversazioni, che dipende dal rapporto tra il livello di rumore provocato dalla conversazione e il livello del rumore di fondo. 

 

L’indice di intelligibilità varia da 0 a 1, dove 0 corrisponde all’inintelligibilità completa e 1 corrisponde al 100% di intelligibilità della conversazione con l’operatore della postazione più vicina. Tuttavia, la qualità di risposta acustica di un ambiente è funzione anche di un altro importante parametro: il tempo di riverberazione o riverbero, che generalmente è percepito come ‘coda sonora’ (eco o rimbombo) dei suoni prodotti in un locale chiuso. 

 

Se la coda sonora è troppo lunga, tutti i suoni si sovrappongono, il rumore di fondo aumenta notevolmente e si genera una spiacevole sensazione di rimbombo. Ogni ambiente, a seconda della destinazione di utilizzo, ha un suo tempo di riverbero ottimale, espresso in secondi (T60). Nel caso di un locale piccolo con numerose superfici fonoassorbenti, il rumore viene assorbito e il riverbero ridotto. Invece, se il locale è ampio e privo di elementi fonoassorbenti, il rumore risona e la stanza risulta più rumorosa con tempo di riverbero più lungo. 

 

 

 

Studi recenti hanno dimostrato che le traiettorie delle onde sonore più critiche sono quelle dei suoni riflessi dal soffitto e dal suono diffratto dal bordo delle alzate divisorie tra differenti postazioni.  

 

Nella prima fase di progettazione del layout degli spazi di un ufficio in un edificio esistente si verificano: le prestazioni acustiche dell’ambiente confinato, tramite un’analisi nelle varie bande di frequenza del tipo di 

assorbimento del locale e del tipo di rumore degli impianti tecnologici; si determina il valore del tempo di riverbero (T60) mediante misurazione o modellazione acustica dell'ambiente confinato; si individua un tempo di riverbero ottimale in base alle esigenze espresse dagli utilizzatori dello spazio e alla ipotesi di distribuzione delle postazioni di lavoro; si procede alla scelta della tipologia e quantità di pannelli fonoassorbenti da applicare a pareti, soffitti e tra le postazioni di lavoro per raggiungere il confort atteso. 

 

 

3 – AHP Analitic Hierarchy Process 

 

L’AHP è uno dei metodi di analisi multicriterio maggiormente utilizzato tra le analisi multicriteri e consente di assegnare una priorità ad una serie di alternative decisionali o di mettere in relazione criteri caratterizzati da valutazioni qualitative e quantitative e quindi non direttamente confrontabili, combinando scale multidimensionali di misure in una singola scala di priorità (Saaty, 1980).

Il metodo si basa su una serie di confronti a coppie fra i criteri attribuendo ad essi un punteggio di importanza relativa e termina con l’assegnazione di un peso percentuale. Naturalmente la somma di tutti i pesi percentuali deve essere pari al 100%.

I punteggi da utilizzare ad ogni confronto sono, in linea di massima, arbitrari e corrispondono generalmente al numero di livelli qualitativi da considerare durante i confronti a coppie.

 

Definiamo Ai il singolo criterio e a_ij il valore numerico risultante dal confronto fra i criteri i e j e consideriamo un numero di criteri pari a n. Il risultato di tutti i confronti (in totale n (n −1) / 2), genererà la matrice A_nxn che verrà poi utilizzata per creare il vettore dei pesi percentuali (priorità) di ogni singolo criterio.

Generalmente si considera una scala di valutazione che varia da 1 a 9, dove ogni livello della scala corrisponde alla seguente valutazione:

 

 

Ottenuta la matrice A dei confronti a coppie, per calcolare il vettore dei pesi percentuali da assegnare ad ogni criterio basta determinare il massimo autovalore λ e il relativo autovettore v_a di A stessa. Normalizzando l’autovettore in modo che la somma dei suoi elementi sia pari a 1, otteniamo il vettore dei pesi percentuali o delle priorità relativi ai criteri A_i.

 

 

Occorre precisare che il vettore dei pesi mantiene l’ordine n delle righe della matrice dei confronti a coppie impostato dal decisore.

Nel presente lavoro, per il calcolo dell’autovettore principale della matrice del confronto a coppie, si è utilizzato il metodo approssimato della media geometrica¹.

Questo metodo prevede l’estrazione della radice n-esima dei prodotti degli n elementi di ciascuna riga della matrice del confronto a coppie, ottenendo il vettore v di componenti v_i.:

 

 

Successivamente sommando queste componenti e proporzionando i singoli valori a tale somma, si possono ottenere le componenti x_i del vettore delle priorità x.

 

 

L’autovettore così ricavato viene pesato con la priorità dell’elemento (criterio) rispetto al quale il confronto è stato fatto. Dalla somma di tutti gli autovettori pesati, corrispondenti ai vari criteri, si ottiene il peso globale di ogni alternativa.

Una volta determinato il vettore delle priorità, è importante capire se la matrice dei confronti a coppie è consistente o meno, ovvero si cerca di “misurare” se i giudizi soggettivi del decisore ad ogni confronto sono consistenti o meno. A tale scopo si calcola un apposito valore di controllo definito Consistency Index (CI) che viene confrontato con Random Consistency Index (RI) 

 

In un nostro caso di studio si sono definiti i seguenti parametri di valutazione del progetto, ovvero i requisiti da proporre in evidenza nelle tre ipotesi a confronto.

 

I requisiti, organizzati per peso di importanza sulla base del confronto a coppie effettuato come sopra descritto sono:

 

 

A tali requisiti, descritti tecnicamente in un apposito capitolato prestazionale (requisiti minimi), si sono confrontate tre ipotesi alternative desumendo e valutando i valori delle prestazioni di ciascun requisito di ognuna delle soluzioni indagate.

 

Il confronto a coppie di ogni soluzione offerta per ogni criterio pesato secondo la priorità sopra definita ha fornito il seguente diagramma di confronto. 

 

 

 

Risulta evidente che l’applicazione del metodo Analitic Hierarchy Process (AHP) nella valutazione di opzioni alternative non costituisca un automatismo di risposta autoreferenziale e concluso in se, ma consenta la condivisione e oggettivazione di criteri valutativi tra loro correlati ed interferenti.

In tale modo, pur nell’arbitrarietà delle valutazioni effettuate, queste risultano leggibili e condivisibili (o criticabili) in forma esplicita da ogni stakeholder coinvolto nel progetto.

 

In un momento di grande rinnovamento come l’attuale, pertanto, appare necessario utilizzare strumenti che consentano decisioni su basi quanto più oggettive e condivise per guardare al futuro in un’ottica positiva e strategicamente orientata.


¹ROSCELLI, RICCARDO (curatore), Misurare nell’incertezza. Valutazioni e trasformazioni territoriali. Torino, Celid, 2005