FM e gestione delle risorse umane: come digitalizzare i processi per ottimizzare la gestione e ridurre i costi

Il facility management è, per propria natura, un complesso sistema aziendale che ha la necessità di gestire al meglio non solo i tanti servizi che vengono offerti ad una vasta gamma di clienti, ma anche coordinare in modo impeccabile i propri lavoratori, in modo da garantire un efficiente svolgimento delle loro attività, tenendo conto di esigenze personali, spostamenti e rendicontazione delle commesse. Per questo motivo, queste aziende hanno bisogno di soluzioni software flessibili e di facile implementazione.

In particolare, la gestione delle risorse umane rappresenta un aspetto indispensabile per le aziende di facility management, poiché devono gestire un'ampia varietà di contratti, figure professionali e competenze. In questo contesto, la gestione delle presenze e delle commesse assume un ruolo cruciale per ottimizzare i processi interni e ridurre gli errori umani, aumentare le prestazioni e ridurre i costi.

Uno dei principali vantaggi dell'utilizzo di software per la gestione HR e delle presenze è la possibilità di rilevare in tempo reale la presenza dei lavoratori nelle varie sedi dei clienti, anche tramite le funzionalità di geolocalizzazione, sempre tutelando la privacy degli utilizzatori. Ciò consente di avere una piena governance delle risorse umane, dalla gestione delle timbrature alla rendicontazione delle ore lavorate, passando per la gestione delle assenze e degli straordinari ed il controllo dei costi per commessa, con anche la possibilità di gestire la rendicontazione delle spese sostenute o da rimborsare ai dipendenti.

Ad esempio, tra le varie società che sviluppano software per la gestione delle risorse umane spicca la Peoplelink, che in oltre 15 anni di attività ha portato sul mercato soluzioni personalizzabili e flessibili per la gestione dei processi delle HR, con un ampio focus sul settore della somministrazione del lavoro e del facility.

Il software deve anche essere fruibile tramite app e offrire una reportistica dettagliata con dati elaborati in tempo reale sul lavoro del singolo dipendente o di specifici team, ad esempio suddiviso per commessa o area di interesse. Grazie a questi dati, è possibile avere una migliore comprensione dei processi aziendali e di come essi possano essere migliorati.

Un altro vantaggio della digitalizzazione del processo di gestione delle presenze è la possibilità di configurare conteggi mensili e settimanali sulla base delle ore lavorate, di personalizzare gli algoritmi e le statistiche in base al contratto ed al profilo della risorsa, di prevedere turnazioni, orari rigidi o flessibili, pause variabili o prestabilite, ma non solo.

Infatti le aziende di facility management spesso gestiscono molteplici progetti contemporaneamente, con diversi dipendenti assegnati a diversi progetti. Con un software di gestione delle commesse, le aziende possono assegnare le risorse in modo più efficiente, tenendo conto delle loro competenze e della loro disponibilità. Inoltre, il software consente di monitorare il tempo impiegato per ogni commessa, facilitando la fatturazione ai clienti e l'identificazione di eventuali inefficienze oltre a contribuire a creare un ambiente di lavoro più sicuro, in quanto consente di tenere traccia della presenza dei dipendenti in caso di emergenze.

L'adozione di soluzioni software per la gestione delle presenze permette quindi di ottimizzare i propri processi interni e di ridurre i costi operativi, grazie alla maggiore efficienza dei processi aziendali. Oltre a ciò, al momento di scegliere un fornitore che supporti le aziende verso la trasformazione digitale, vanno sempre tenuti in massima considerazione la sicurezza dei dati, le normative GDPR, la velocità di fruizione dei servizi cloud e l’assistenza fornita in fase di formazione e di risoluzione di eventuali problematiche o richieste di personalizzazione, tutti argomenti da sempre pilastri di aziende come la Peoplelink.

In un'epoca in cui l'efficienza e la riduzione dei costi sono fattori sempre più importanti per il successo delle imprese, l'adozione di soluzioni software innovative, moderne, al passo coi tempi e di facile fruizione rappresenta un elemento chiave per rimanere competitivi sul mercato.

In conclusione, l'adozione di soluzioni software per la gestione delle presenze e delle risorse umane rappresenta un investimento importante per le aziende di facility management e per qualsiasi organizzazione che voglia aumentare l'efficienza e la digitalizzazione dei propri processi.