Le nuove sfide dell'FM: ecco perché gli Smart Locker sono una risorsa sempre più preziosa

 

Il Facility Manager è una figura sempre più essenziale in molte organizzazioni poiché è la persona responsabile della gestione e dell'ottimizzazione degli spazi e delle risorse all'interno degli edifici. 

 

Questo ruolo implica una vasta gamma di responsabilità, tra cui la pianificazione e l'esecuzione di lavori di manutenzione, la gestione degli acquisti e dei contratti, la sicurezza degli edifici e di chi li occupa ma anche la gestione degli impianti e dei servizi in modo efficiente, sicuro e sostenibile.

 

Noi di WIB ci interfacciamo spesso con il Facility Manager, che sempre più di frequente è la persona che si occupa di valutare la possibilità di installare uno Smart Locker in azienda, scegliendone la destinazione d’uso, la configurazione e tutte le altre caratteristiche personalizzabili in base alle esigenze dell’organizzazione in cui lavora.

Il World Facility Management Day

 

Negli ultimi anni si riconosce sempre di più l’importanza del Facility Management, al punto che a partire dal 2009 è arrivato ad avere una giornata tutta sua: lo scorso 10 maggio si è celebrato infatti il World Facility Management Day, ricorrenza dedicata proprio a celebrare e riconoscere il ruolo fondamentale che questa figura svolge nella gestione sana, sicura e produttiva degli edifici e degli ambienti di lavoro. 

 

L'instituzione del World Facility Management Day è quindi un'opportunità in più per sensibilizzare il pubblico sull'importanza del Facility Management e per ringraziare i professionisti del settore per il loro lavoro fondamentale. 

 

La giornata offre anche un’opportunità per promuovere l'innovazione e lo sviluppo di questo ruolo ma anche per discutere le tendenze e le sfide attuali del settore come, ad esempio, la transizione ecologica che le aziende devono affrontare o le nuove modalità di lavoro di cui tante persone hanno avuto esperienza per via della recente pandemia. 
 

 

Il quotidiano di chi ricopre questo ruolo è fatto di moltissimi impegni: dal confronto con diverse tipologie di fornitori alla verifica delle esigenze del personale in azienda, dalla pianificazione degli investimenti alla gestione delle emergenze e molto, molto altro. 

 

Il Facility Manager ha inoltre un ruolo chiave nella promozione della sostenibilità ambientale degli edifici e degli spazi di lavoro: adottando pratiche di gestione energetica sostenibile, utilizzando materiali ecologici e riducendo l'impatto ambientale del quotidiano degli ambienti le sue scelte possono davvero fare la differenza.

 

Le persone impegnate in questa posizione hanno il compito di valutare i benefici dell’introduzione di nuove tecnologie, come la sensoristica IoT (Internet of Things) e l'automazione per migliorare l'efficienza energetica degli edifici ma anche per ottimizzare l'uso delle risorse e rendere automatici diversi processi.

 

Gli Smart Locker usati come Parcel Locker, per esempio, permettono ai dipendenti di un’azienda di ricevere pacchi e ordini online direttamente sul posto di lavoro senza bisogno di personale dedicato per la gestione dei flussi in entrata o in uscita: le persone possono utilizzare in autonomia l’armadietto, tutti i giorni e in qualsiasi momento, direttamente con il proprio smartphone o il proprio badge aziendale. 

 

C’è però un’altra transizione, strettamente legata a quella economica, che un Facility Manager può supportare con le sue scelte: la transizione verso le nuove modalità di  lavoro, come ad esempio il lavoro ibrido, il lavoro agile, il telelavoro o il coworking.

 

Queste modalità richiedono una maggiore flessibilità e adattabilità degli spazi di lavoro, e il Facility Manager può fornire soluzioni tecniche e logistiche per supportare queste nuove esigenze: gli Smart Locker ad uso Food Locker, per esempio, permettono alle persone di prenotare dall’app il proprio pasto e farselo consegnare comodamente nel Locker - che lo mantiene alla temperatura adeguata - per poterlo ritirare e pranzare negli orari in cui sono più comode, rendendo l’esperienza più flessibile e piacevole.

 

Il crescere delle politiche di lavoro flessibili che consentono ai dipendenti di alternare la presenza in ufficio a quella in altri luoghi di lavoro, come le mura di casa o spazi alternativi, comporta nuove sfide per i facility manager, che da una parte hanno la possibilità di ottimizzare gli spazi per questi nuovi scenari, anche riducendoli, dall’altra devono assicurare la miglior esperienza di lavoro possibile anche nel caso di picchi di presenza.  

 

Scrivanie non assegnate, spazi aperti facilmente riconfigurabili attraverso l’uso di divisori mobili e schermi acustici, cabine per riunioni e spazi collaborativi sono alcune delle risorse a disposizione per gestire questa complessità: a pensarci, uno spazio di lavoro moderno si presenta in maniera radicalmente diversa rispetto a quelli anche di solo pochi decenni fa.

 

Cambiano gli spazi ma cambiano anche i processi, come nel caso dell’impiego degli Smart Locker per l’asset management, che permettono ai dipendenti di scambiarsi dispositivi tecnologici o documenti in tutta sicurezza (per esempio se il reparto IT deve consegnare un dispositivo o ritirarne uno da riparare) con la tranquillità di poter sempre accedere al tracciamento delle interazioni con il locker e con la flessibilità di poter consegnare e ritirare quanto necessario in qualsiasi momento della giornata.

 

 

 

Avendo una visione olistica della gestione degli edifici e degli spazi di lavoro, il Facility Manager è anche la persona che, spesso in collaborazione con chi si occupa di risorse umane, è in grado di identificare le opportunità di welfare aziendale offerte dalle tecnologie digitali e di implementarle al meglio per migliorare la qualità della vita dei dipendenti.

 

Tra le iniziative di welfare aziendale più apprezzate ci sono  gli Smart Locker ad uso Daily Locker per i dipendenti - armadietti che permettono alle persone di disporre di uno spazio personale nel quale custodire i propri oggetti di cui non hanno strettamente bisogno durante la giornata lavorativa - ma anche gli Smart Locker refrigerati che fanno da punto di consegna per fornitori di alimentari esterni, come nel caso dell’azienda Data4Group che ha scelto il servizio Joinfruit Fresh di OP Joinfruit: frutta e verdura proveniente direttamente dal produttore che viene consegnata ai dipendenti nelle celle refrigerate.

 

 

 

L'importanza strategica del facility management è sempre più riconosciuta dalle imprese, che negli anni hanno aumentato la presenza di questo ruolo negli organici e hanno aumentato le risorse a disposizione di chi si occupa di queste attività.

 

Anche il mondo accademico ha colto questa esigenza, introducendo negli ultimi anni dei corsi di laurea magistrale specificamente dedicati a questa figura professionale.

 

La formazione specifica dei facility manager è infatti fondamentale per poter gestire in modo efficace e efficiente gli spazi e le risorse, nonché per garantire la sicurezza e la sostenibilità del contesto lavorativo. Inoltre, i facility manager devono essere in grado di adattarsi ai cambiamenti nell'organizzazione dell'ambiente di lavoro e di integrare le nuove tecnologie in modo proficuo, nel rispetto delle tante regole che rilevano su questi fronti.

 

Celebrare l’impegno e riconoscere l’importanza di questa figura è importante e sottolineiamo quindi con piacere la celebrazione del World Facility Management Day, che si aggiunge ad altre di più lunga tradizione, come ad esempio la giornata dell’amministratore di sistema, celebrata per la prima volta il 28 luglio 2000.