Benchmarking 2010

L’analisi dei consumi per i servizi all'edificio

di Roberto Perotta Strategia & Ricerca, IFMA Italia 

Da 13 anni il settore italiano del facility management può contare su uno strumento di enorme valore per la gestione di immobili e servizi aziendali: il benchmarking di IFMA Italia, giunto alla sua settima edizione. Il termine benchmarking individua un’analisi comparativo-statistica che consente di misurare le performance delle attività interne all’azienda e di confrontarle con i valori ottimali individuati dalla ricerca. Il progetto di benchmarking di IFMA Italia è perciò uno strumento di confronto delle performance dei processi operativi di più organizzazioni, finalizzato all’individuazione di margini di miglioramento. Viene realizzato in collaborazione con le aziende associate a IFMA Italia, che rappresentano le realtà più avanzate per ciò che riguarda la gestione dei servizi e sono quindi i soggetti più adatti a fornire dati utili ad un confronto costruttivo.

Gli obiettivi del benchmarking di IFMA Italia sono molteplici, e vogliono aderire in pieno a quelle che sono le caratteristiche peculiari del settore del FM. Questo progetto punta, in primo luogo, ad aumentare la consapevolezza dei facility manager riguardo alle proprie performance gestionali e a permettere loro di operare scelte strategiche basate su dati oggettivi. Elemento non meno importante che il benchmarking IFMA Italia vuole promuovere è un corretto monitoraggio dell’attività di gestione, segnalando anche alcuni indicatori particolarmente adatti ad essere utilizzati nella reportistica. L’ultimo, fondamentale, obiettivo è quello di fornire al facility manager gli strumenti per rendere evidente alla sua azienda quale importanza rivestano la gestione e il controllo dei servizi.

Nel corso degli anni i risultati dei diversi progetti di benchmarking di IFMA Italia hanno dato vita ad altrettante pubblicazioni, ognuna delle quali dedicata ad approfondire un tema specifico e di particolare interesse. I diversi volumi e le loro tematiche segnano perciò il percorso evolutivo dello studio, dalle modalità di gestione delle facility e dal rapporto tra cliente e fornitore, all’analisi dei driver di costo dei singoli servizi e dell’impatto dei costi dei servizi sul business aziendale, fino al focus sulle strutture di gestione e all’introduzione della postazione di lavoro come parametro principale per l’analisi dei costi e delle procedure di erogazione dei servizi. Il progetto del 2010, che darà vita a quattro diverse pubblicazioni, ha avuto come tema l’analisi dei consumi, ed è nato dalla constatazione che, sebbene razionalizzare i costi sia un passaggio necessario, la rinegoziazione dei contratti può portare risultati tutto sommato limitati, mentre i veri risparmi si ottengono rivedendo i processi e intervenendo sul comportamento degli utilizzatori finali dei servizi.

A questo progetto hanno partecipato 46 aziende appartenenti a differenti settori merceologici, per un totale di 92 edifici analizzati, il 61% dei quali localizzati in Nord Italia. Il 39% delle aziende costituenti il campione ha casa madre in Italia, e oltre la metà delle aziende estere ha casa madre negli Stati Uniti.

Alcuni dei risultati più interessanti scaturiti da questa indagine riguardano la sfera dei servizi all’edificio. In questa macroarea sono incluse tutte le attività volte al mantenimento di un immobile e di tutti gli impianti e strutture ad esso pertinenti. L’obiettivo di tali attività è quello di garantire la continuità di funzionamento dell’edificio, inteso come strumento, ovvero “scatola” all’interno della quale l’azienda svolge la propria atti vità. Il sistema manutentivo nel suo complesso costituisce un’importante voce di spesa per l’azienda e la sua ottimizzazione non può che essere considerata uno degli obiettivi principali per il facility manager, cui va il compito di individuare un adeguato equilibrio tra costo del servizio e standard di qualità prefissati.

La manutenzione ordinaria si compone di:
• manutenzione preventiva: frutto di programmazione, eseguita a intervalli predeterminati e volta a ridurre la probabilità di guasto o la degradazione del funzionamento di un elemento, un’entità, un bene. Solitamente si compone di tutte quelle attività comprese in un canone contrattualizzato
• manutenzione correttiva: è composta da quelle attività realizzate a seguito del verificarsi di un guasto e va a comporre la voce di spesa dell’extra canone, cioè il “quantum” non contrattualizzato.

Confrontando i dati del benchmarking 2010 con gli studi precedenti, e andando ad analizzare in particolare l’evoluzione degli indici di prezzo unitario (€/mq) per la manutenzione ordinaria (ossia canone + extra canone) per gli anni dal 2003 al 2009, si nota un andamento che cresce in maniera costante, ma che presenta un’apprezzabile impennata nel biennio 2007-2009 e un incremento del 17% dal 2005 al 2009.

A cosa è dovuto l’aumento costante dei costi e, soprattutto, cosa ha causato l’impennata dell’ultimo periodo? Tra il 2003 e il 2007 gli incrementi dei costi unitari (€/mq) derivano essenzialmente dalla dinamica dei prezzi di quegli anni, ma questo fattore non è sufficiente a spiegare interamente l’incremento del biennio 2007-2009. Per capire cosa è accaduto bisogna analizzare separatamente gli andamenti delle due componenti della spesa per le manutenzioni ordinarie, la parte a canone e quella extra canone. Si vede allora come, dal 2005, i costi unitari per la parte relativa al canone hanno registrato una flessione pari a circa il 9%. In effetti, come già rilevato dall’indagine sul lato domanda, realizzata da IFMA Italia a fine del 2009, esistono forti pressioni al ribasso dei costi fissati contrattualmente. Ciò avviene sia per effetto della rinegoziazione di canoni e livelli di servizio (che, in generale, rappresentava un’azione messa in atto dal 63% delle aziende intervistate), sia per effetto del ricorso al mercato con meccanismi fortemente orientati al miglior prezzo, sia, ancora, per effetto di una maggior eterogeneità dell’offerta selezionata a competere per l’affidamento dei servizi.

Rispetto al 2005 la parte relativa all’extra canone, ossia relativa ad interventi a guasto, o comunque fuori franchigia, registra invece un deciso aumento, pari al 54,4%. Se tale incremento, in parte, è collegato alla vetustà di edifici e impianti, è altrettanto vero che l’aumento della componente extra canone è legato ad una consapevole modificazione nella composizione della spesa per le manutenzioni. Ciò che accade, in pratica, è che, per effetto della crisi, le aziende tendono a tagliare i costi, almeno quelli fissati contrattualmente. Il risparmio legato alla riduzione della spesa a canone è però, il più delle volte, solo illusorio. Il problema di fondo è che le aziende che tagliano possono farlo sia prevedendo un minor numero di attività a canone, sia cambiando fornitore e scegliendone uno con meno potere contrattuale che accetti di eseguire le medesime attività ad un prezzo più basso: in entrambi i casi tali aziende stanno assumendo maggiori rischi. In definitiva i costi a canone tagliati e fatti uscire dalla porta, rientrano dalla finestra sotto forma di aumento delle spese per attività non previste nel contratto. La strategia di taglio dei costi a canone ha così un effetto boomerang che porta ad un aumento complessivo delle spese. 
 
da Strategia & Procurement - Febbraio 2011

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