Il piacere di stare in ufficio

Il caso della nuova sede realizzata da Mattel nel complesso milanese MAC 567

di Maria Elisa Dalgrì

Da quando il tema del benessere in azienda è tornato sotto i riflettori, alcune aziende sono balzate alla ribalta per la qualità e quantità di soluzioni adottate in questo campo. Una di esse è senz’altro Mattel, che ora rilancia presentando una nuova sede milanese, situata nel complesso MAC 567. Paolo Davoglio, Office & Facility Supervisor di Mattel, ci racconta i dettagli del progetto e ci presenta inoltre un’altra interessante iniziativa dedicata al welfare.
Quali criteri hanno guidato la scelta della nuova sede?
Prima di tutto l’attenzione alle persone: volevamo uno spazio che consentisse a tutti di stare su di un unico piano, favorendo così la relazione fra i dipendenti. Comfort e benessere sono state anch’esse priorità: è stato possibile collocare tutte le postazioni di lavoro a fianco delle finestre garantendo il massimo della luminosità possibile ai dipendenti. Anche la scelta di mantenere la sede in via Maciachini è stata fatta per creare il minor disagio possibile ai dipendenti.
Altro importante criterio di scelta è stato la qualità delle strutture, delle finiture e degli impianti realizzati con alti standard internazionali (Grado A) ed efficienza impiantistica (climatizzazione, sicurezza). Grande peso, infine, ha avuto l’attenzione all’ambiente: l’intero complesso MAC567 è stato studiato per creare il minimo impatto ambientale e, primo in Italia, ha ottenuto il certificato BREEAM che valuta le emissioni di CO2, l’inquinamento di aria e acqua, la certificazione ecologica dei materiali impiegati, il risparmio idrico e l’inquinamento Indoor.
Ci dia qualche numero della nuova sede.
Abbiamo a disposizione 2.220 metri quadri; 430 dei quali utilizzati per le postazioni open-space e 320 dedicati agli uffici chiusi. Vi sono poi 300 mq destinati a showroom/auditorium: uno  spazio modulare e flessibile dove incontrare i clienti (90 posti a teatro), effettuare riunioni plenarie con tutti i dipendenti ed esporre i nostri prodotti. 60 mq sono dedicati espressamente al benessere dei dipendenti: vi è un’area “Break and Play Room” di 30 mq dove si può consumare il pasto e dove sono presenti passatempi come il calciobalilla e la Wii oltre alle macchinette distributrici. Uno spazio equivalente è invece occupato dall’innovativa “Wellness Room”, un locale dove rilassarsi e allo stesso tempo combattere gli effetti di una posizione sedentaria prolungata. Vi si potranno infatti svolgere, senza sudare e quindi senza la necessità di cambiarsi, esercizi di stretching sia a corpo libero che con una speciale macchina studiata per migliorare la flessibilità della colonna vertebrale e dei gruppi muscolari inferiori. A questo vanno aggiunte una poltrona massaggiante, la cromoterapia e la musica new-age, tutti elementi utili a creare un vero distacco rilassante dal lavoro.
 


Quali altri miglioramenti sono stati apportati rispetto alla sede precedente?
La connessione dati è doppiamente veloce, la rete wireless copre l’intera area aziendale ed è stata realizzata una seconda rete wireless “open” disponibile per le esigenze personali dei dipendenti. Sono stati inoltre incrementati i servizi di videoconferenza aggiungendo nuove postazioni nelle principali sale riunioni.
Al fine di aumentare la sicurezza dei dipendenti, salvaguardare i beni aziendali e proteggere i dati, è presente anche un sistema di sicurezza costituito da videocamere e controllo accessi che copre anche la circolazione interna degli uffici. Le aree di lavoro sono pertanto delimitate da lettori di badge che prevengono l’accesso di malintenzionati e controllano la circolazione di soggetti esterni, come ad esempio visitatori e corrieri, che possono mettere a rischio sia la sicurezza dei dipendenti che la riservatezza dei dati aziendali.
Vi è anche una parte più “giocosa” in questo progetto: Mattel rende disponibile ai dipendenti una serie di materiali grafici per la personalizzazione dei loro uffici e nella nuova sede tutte le aree sono state arricchite con questi elementi, dalla reception alle sale riunioni, dagli uffici alla wellness room. 



Qual è stato l’iter del progetto?
Si è trattato di un processo articolato in numerose e specifiche fasi. Quella preliminare di valutazione degli spazi è iniziata alla fine di luglio 2011 per concludersi con la definizione ed approvazione del layout finale alla fine di agosto. La parte di sviluppo architettonico e tecnico si è svolta dalla prima settimana di settembre a metà ottobre e la fase costruttiva dalla seconda metà di ottobre alla prima settimana di gennaio, consentendo il 9 Gennaio 2012 il completo trasloco delle postazioni di lavoro e la totale efficienza degli impianti alla ripresa dopo le festività Natalizie.
Qual è stato il ruolo del Facility Manager?
Il suo ruolo, in costante coordinamento con AD e Direttore Risorse Umane, è stato centrale rispetto a tutti gli interlocutori coinvolti nel progetto. Ha infatti gestito l’attività dell’agenzia esterna di Project Management FM nel ruolo di rappresentante del Committente, dalle fasi preliminari di valutazione del fabbisogno di spazio, a quelle di sviluppo del progetto architettonico e tecnico, fino alla realizzazione delle opere.
Per quanto riguarda i clienti interni, il Facility Manager ha incontrato ogni Direttore di Funzione per analizzare dettagliatamente esigenze e aspettative. La vera sfida progettuale era trovare per tutti una soluzione soddisfacente ed è stata vinta. Nonostante il progetto prevedesse una riduzione dello spazio totale del 25% rispetto alla situazione precedente si è riusciti a mantenere lo spazio espositivo (considerato strategico), c’è stato un incremento del 40 % nella superficie degli uffici direzionali così da consentire le riunioni con i team, sono stati creati uffici chiusi per le assistenti ed è stata mantenuta la scrivania ovale per i supervisor, dettaglio apparentemente banale ma in realtà molto importante dal punto di vista delle Risorse Umane.
Il Facility Manager è stato incaricato di gestire anche il rapporto con il “Corporate Real Estate”, un dipartimento della Casa Madre Americana che sovrintende ogni iniziativa di tipo immobiliare, e di dialogare con la Proprietà sia nello sviluppo del progetto che nella gestione delle reciproche responsabilità definite nel contratto di locazione.
Infine, il Facility Manager ha gestito le trattative commerciali con tutte le imprese coinvolte, sia nella fase di tendering che nella contrattualizzazione finale, ed ha presenziato alle riunioni tecniche durante lo svolgimento dei lavori.



La sua azienda ha anche messo a punto un interessante progetto denominato “Mattel per te”. Di cosa si tratta? E da quali esigenze nasce?
L’esigenza è sempre quella di puntare sulle persone e quindi di studiare iniziative per restituire tempo e benessere ai dipendenti e alle loro famiglie, premiando il loro impegno quotidiano e contribuendo a rendere la nostra una delle migliori aziende al mondo in cui lavorare. Sotto il nome “Mattel per te” ricadono perciò una serie di iniziative destinate a soddisfare i bisogni espressi dai dipendenti.
Il progetto perciò risponde al bisogno di tempo e lo fa in diversi modi: tre volte alla settimana un rappresentante di una farmacia di zona si reca in azienda, raccoglie ricette e ordinazioni e consegna i farmaci e i prodotti (inclusi integratori e cosmetici a prezzi scontati) richiesti la volta precedente. Abbiamo poi un Pony che consegna la corrispondenza e i bollettini personali ai dipendenti. Infine, una volta alla settimana, un operatore di un centro TIM è a disposizione in azienda per rispondere ad ogni quesito o richiesta d’assistenza riguardante la telefonia mobile di Telecom.
Risponde altresì al bisogno di benessere con il “Wellness-Day” che una volta al mese offre massaggi antistress per ogni dipendente direttamente in sede, e il “Wellness Training” ovvero sessioni di incontro con esperti per imparare a migliorare la qualità della propria vita attraverso la combinazione fra regolare attività fisica, corretta nutrizione e approccio mentale positivo.
“Mattel per te” considera anche esigenze di tipo economico; il progetto “Scegli tu” offre infatti a ciascun dipendente la possibilità di sfruttare una tra quattro opportunità particolarmente vantaggiose: un contributo economico per la retta dell’asilo, un abbonamento annuale ATM per lo spostamento casa-lavoro, un contributo per l’abbonamento ad un noto Fitness Club oppure l’acquisto di iPhone o iPad  con prezzi e modalità di pagamento vantaggiosissimi.
Quanto è stato coinvolto il Facility Manager nella creazione di queste iniziative?
Il suo contributo è stato anche in questo caso centrale, dalla ricerca dei fornitori con i quali costruire i servizi e adattarli alla realtà aziendale, alla predisposizione della regolamentazione applicativa costituita da accordi specifici con i dipendenti, trattandosi di iniziative economiche con risvolti legali e fiscali da valutare attentamente.