Mettere la manutenzione in banca

Come gestire un patrimonio di 2.600 immobili tra filiali, agenzie e uffici oltre a 33 grandi edifici

di Maria Elisa Dalgrì

Quello bancario è uno dei settori che pone ai Facility Manager le sfide più peculiari, in particolare per quanto concerne i servizi all’edificio. Un buon quadro di tale complessità ci viene da Alessandro Tadiello, Responsabile del settore manutenzioni per Banca Monte dei Paschi di Siena, che racconta di un imponente e articolato progetto grazie al quale l’istituto di credito toscano ha completamente ridisegnato la sua gestione del servizio manutentivo.
Quando è nato questo progetto e da quali necessità?
Il progetto è nato diversi anni fa dall’esigenza di standardizzare i contratti manutentivi. In altre parole volevamo vi fosse un unico contratto che chiedesse sostanzialmente le stesse cose, e con le stesse modalità, a tutti i fornitori del servizio manutentivo. L’esigenza di fare ordine deriva dal fatto che il patrimonio da gestire è non solo molto esteso, ma anche assai frammentato: parliamo infatti di 2600 sportelli e circa 100 immobili direzionali che in buona parte sono il risultato di diverse acquisizioni operate nel corso degli anni. Abbiamo quindi immobili che differiscono notevolmente per caratteristiche architettoniche e complessità degli impianti e avevamo ereditato contratti di manutenzione anch’essi molto eterogenei.
Come si è svolto il processo?
Il primo sforzo è stato quello di creare un nuovo capitolato che ci garantisse di ottenere un risultato soddisfacente a un costo contenuto, ma soprattutto che tenesse conto degli sviluppi normativi e legislativi degli ultimi anni.
In fase di preparazione del bando abbiamo ritenuto anche opportuno ridisegnare le aree territoriali, ricalcandole su quelle in cui la banca ha suddiviso le sue strutture commerciali: undici aree territoriali per il Monte dei Paschi e una per Banca Antonveneta.
La gara ha avuto luogo a metà del 2010, con l’obiettivo di rendere operativi i nuovi contratti dal 1° gennaio 2011. L’intero processo è stato svolto in collaborazione con il nostro Servizio post management acquisti di gruppo.
Quali criteri avete adottato per scegliere l’offerta migliore?
Abbiamo eseguito sia una valutazione di tipo tecnico che una di tipo economico. Avevamo anche deciso che la seconda avrebbe avuto maggiore incidenza sul voto finale, che è infatti dipeso per il 30% dal fattore tecnico e per il 70% da quello economico. A proposito di quest’ultimo, abbiamo anche ritenuto opportuno fissare non solo un limite massimo al costo proposto, ma anche uno minimo, per evitare di scatenare un’eccessiva asta al ribasso.
È da notare che per quanto riguarda la manutenzione dei servizi inerenti la sicurezza (impianti di allarme, di videoregistrazione, di controllo accessi, ecc.) avevamo già individuato un manutentore unico nel 2009. Inoltre, per una scelta strategica basata su valutazioni tecniche e sull’esperienza maturata negli anni, abbiamo escluso dall’appalto anche ascensori e gruppi di continuità, preferendo rapportarci, per la loro manutenzione, direttamente con i produttori delle apparecchiature in questione.
L’appalto perciò riguardava le sole categorie meccaniche e impiantistiche e quindi impianti elettrici, di condizionamento, manutenzione del verde quando presente, estintori e impianti di rilevazione fumi.
I lotti sono stato assegnati a un totale di otto fornitori, con alcuni che hanno ricevuto in appalto più di un lotto. Questo ha concluso la prima parte del progetto, quella relativa a 2600 immobili di piccole dimensioni (filiali, agenzie, uffici di direzione generale e dipartimentali) che rappresentano circa il 65% di un patrimonio complessivo di circa 1 milione e 500mila metri quadri.
Ci parli della seconda fase.
È appena partita con l’invio al Servizio post management e acquisti di gruppo del capitolato studiato per la seconda parte del progetto, che prevede di appaltare anche alcuni dei grandi immobili esclusi dalla prima gara. Si tratta di 33 edifici di grandi dimensioni sparsi su tutto il territorio nazionale. La scelta di studiare un capitolato apposito deriva dalla consapevolezza che per le loro caratteristiche questi immobili necessitano di interventi più frequenti, soprattutto dal punto di vista impiantistico.
Vi sarà anche una terza e ultima fase con immobili non solo di grandi dimensioni, ma anche di notevole complessità impiantisca o con particolari esigenze gestionali. Per quattro di essi, situati a Siena e destinati alla direzione generale, abbiamo del personale dipendente che svolge parte del servizio manutentivo e che in particolare si occupa delle regolazioni, verifica le segnalazioni e in caso di necessità contatta il fornitore esterno. I contratti di questa terza frase dovranno perciò essere studiati per coinvolgere nel giusto modo anche queste figure professionali.
Quale consiglio si sente di dare ai fornitori impegnati in contratti che coinvolgono il servizio manutentivo e che riguardano un patrimonio immobiliare tanto vasto e sparso capillarmente sul territorio?
Il punto davvero critico è la conoscenza degli impianti. Per immobili di piccole dimensioni, come ad esempio sono molte filiali, è abbastanza semplice individuare immediatamente le problematiche maggiori anche se non si ha una conoscenza pregressa degli impianti. Già non è più così però per impianti anche non complessi, ma situati in grandi edifici. In questi casi conoscere bene l’immobile è assolutamente necessario se si vuole da subito operare nel migliore dei modi una volta ottenuto l’appalto. Infatti, per questi nuovi contratti, abbiamo previsto una “clausola di sovrapposizione” tra il vecchio e il nuovo manutentore, in modo che il primo possa trasferire le sue conoscenze al secondo nell’arco di alcuni mesi.
Il consiglio che mi sento di dare ai fornitori è perciò quello di porre particolare impegno nel cercare di ottenere il massimo delle informazioni possibili sugli immobili che dovranno trattare, siano essi di piccole o grandi dimensioni che si tradurranno in tempi ridotti per la individuazione dei problemi insorgenti con i conseguenti risparmi in termini di efficienza.