Digital Facility: La Digitalizzazione del Facility Management

Il mondo dei servizi facility si è fortemente evoluto secondo il paradigma “ICT”: Innovazione, Competenza, Tecnologia.
In realtà immobiliari molto complesse, i servizi possono ottimizzare l’affidabilità della redditività nel medio-lungo periodo solo se le Innovazioni e le Competenze sono supportate dalle Tecnologie Informatiche.

Estratto dal libro “Facility Management” di Antonio Ive (CEO di ISS Facility Services)

Il Facility Management, come tutti i sistemi complessi che basano la propria essenza su persone e processi, ha la necessità di essere controllato da un sistema informativo dedicato, il CAFM (Computer Aided Facility Management) system.
Per sua natura tale sistema deve prevedere la gestione di numerose attività, tra cui: le manutenzioni, le richieste di intervento, i dati del personale, i dati economici e finanziari, ecc.
Inoltre, un sistema informativo di Facility Management, per garantire un’ottimale gestione delle attività, deve essere completamente integrato. Ciò significa che il Data Base su cui le applicazioni insistono deve essere unico (common internal repository) e i dati devono essere facilmente reperibili (motore di ricerca) e raggruppabili (reporting).
Il sistema deve permettere la possibilità di un unico punto di accesso in modo da consentire una sorta di capacità di “self service” da parte dell’utente, per questo dovrà essere “web based”.
Inoltre, le modalità di accesso devono essere necessariamente tarate sulla tipologia di utenza. Il livello di partnership in essere con alcuni clienti e le loro politiche aziendali possono consentire l’utilizzo di una connessione extranet tra le reti, mentre il personale del fornitore di servizi di facility management può avere accesso alle applicazioni via intranet.
Ovviamente, se un sistema informativo è accessibile al mondo esterno, deve essere protetto negli accessi e nelle funzioni. Il Firewall deve proteggere il sistema e i dati da ogni possibile intrusione mentre il concetto di eleggibilità associa ad ogni singolo utente le funzioni cui egli ha diritto di accedere.

Gestione delle Richieste di Intervento.
Una richiesta di intervento può essere generata da due fonti essenziali e diversificate: un evento, nella fattispecie la rottura di una apparecchiatura, o una pianificazione predeterminata.
Alla richiesta di intervento, che un sistema deve corredare con le adeguate istruzioni d’uso, ricambi e costi relativi, deve seguire l’intervento fisico richiesto da parte del personale addetto. La conclusione dell’intervento origina per sua natura un riscontro (feedback) che avverte dell’avvenuto esaudimento della richiesta. Il rapporto sulla tracciatura storica degli interventi rende evidenza del servizio reso.
Il massimo livello di efficienza e di trasparenza (reporting) si ottiene col massimo livello di semplicità.

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