Forbici sì, ma di qualità

Come abbattere i costi della PA? Rinegoziare i contratti, accorpare, tagliare, puntare sul prezzo o sul servizio? La parola agli esperti

di Maria Elisa Dalgrì

In un momento in cui il tema della spending review è stato al centro dell’interesse di tutto il Paese, abbiamo chiesto ai Facility Manager soci di IFMA Italia di mettersi per un giorno nei panni di un ipotetico gestore dei servizi all’interno di una Pubblica Amministrazione e di spiegarci come agirebbero. L’esperimento ha dato vita ad alcune interessanti riflessioni.

“Il FM rappresenta sicuramente un ottimo punto di partenza per aumentare flessibilità e dinamicità, snellire il processo di gestione dei servizi e vincere la resistenza al cambiamento. Quanto alla strategia da adottare credo sia fondamentale curare soprattutto la fase di controllo, traducendo gli scostamenti in interventi correttivi sia sul budget che sulle azioni da intraprendere all’interno delle PA. È però necessario che anche le società di FM compiano qualche passo in più: contenendo i costi operativi e mettendo in campo una mirata politica di controllo e riduzione delle spese; coinvolgendo il personale sugli obiettivi e sul processo di riduzione dei costi per cementare il rapporto tra le PA e il FM; e, infine, attuando e monitorando tutti i processi utili a migliorare efficienza ed efficacia della macchina statale”.
Daniela Santolini, Facilities Management Planning, Wind Telecomunicazioni

“Per prima cosa effettuerei una veloce analisi delle attività cercando di individuare chi fa cosa; a volte ci sono delle sorprese ad esempio attività datate non più necessarie. Convocherei poi un paio di riunioni con il mio gruppo per vedere quali sono le attività superflue e quindi potenzialmente soggette alla revisione. La condivisione brain storming all’interno del gruppo di lavoro consente spesso di rendere più accettabile anche qualche decisione difficile. Per quanto riguarda le aree su cui agire si pensa spesso che l’ottimizzazione dello spazio rechi grandi possibilità di risparmio nelle PA. Non è del tutto vero. Può portare risparmi immediati sulle spese di gestione, affitti, tasse, etc. ma bisogna trovare il giusto compromesso con le esigenza di benessere lavorativo e in questa direzione lo sfruttamento intensivo degli open space è fonte di disagio e riduzione della produttività”.
Franco Manuel Porcelluzzi, Senior Buyer, Roche

“Il primo, necessario passo da compiere è un'azione di audit interno per appurare l'effettiva consistenza del patrimonio immobiliare della PA, sia in termini di superfici da amministrare che di tipologia, natura e quantità degli impianti presenti. Inoltre procederei alla verifica dei contratti (se esistenti) e cercherei di stabilire se siano effettivamente adeguati alla corretta gestione del patrimonio affidato. Altro passaggio fondamentale è poi il processo di ottimizzazione degli spazi e quindi dei costi legati ai servizi di gestione
Per quanto riguarda la scelta dei fornitori, credo sia possibile seguire il criterio del minor prezzo, a patto che siano chiare e ben determinate le prestazioni esigibili dalle imprese. I risparmi sono ottenibili da due fonti: la razionalizzazione e ottimizzazione dei servizi e la messa in campo di un’organizzazione del Facility Department più snella”.
Gaetanto D’Altrui, Responsabile BU Service, Centostazioni

 “Alcuni passaggi fondamentali che intraprenderei subito sono un'analisi dei bilanci per determinare le voci di maggior peso e il costo per cittadino; un benchmarking con altre PA italiane ed europee e un contatto diretto con i cittadini per individuare le maggiori criticità; infine, una revisione delle specifiche dei contratti in essere, inserendo penali per ritardi, eliminando ogni possibilità di costi extra budget ed effettuando nuove gare d’appalto solo per servizi davvero necessari. A questo proposito, credo che il semplice criterio del prezzo più basso sia un errore. Serve una griglia di criteri di valutazione. Serve garanzia di affidabilità, qualità e tempi di realizzazione. Voci che incidono pesantemente sui costi della PA per appalti concessi al prezzo più basso che poi sono costati molto di più per ritardi e fallimenti. La trasparenza va imposta”.
Roberto Vito Palmiotti, Administrative Services Manager, 3M Italia

“Se qualche anno fa mi avessero chiesto come agire in un’ottica di spending review avrei risposto nel più classico dei modi: agire sul 20% dei più importanti capitoli di spesa (che teoricamente avrebbero dovuto comporre l’80% del budget) mediante una rinegoziazione dei contratti mirata a un accorpamento dei servizi, con appalti di 3-5 anni. Per le infrastrutture, avrei suggerito poi di investire nella riqualificazione degli edifici più vecchi al fine di renderli meno energivori e meno costosi in termini di manutenzione.
Ora molto è cambiato e la sfida all’efficienza si fa su di un piano che fino ad ora è stato perlopiù relegato alla teoria del “manuale del bravo Facility Manager”. Mi riferisco alla capacità di riprogettare interamente i servizi, chiedendosi se davvero siano utili nel modo in cui vengono erogati e se non se ne possa fare a meno. Oggi si può e si deve osare quello che ieri era impensabile, perché oggi verrà accettato. Un esempio: ieri la pulizia degli uffici veniva svolta tutti i giorni o almeno tre volte a settimana ed era una commodity, era indiscutibile. Oggi gli uffici li puliamo una volta alla settimana e non registro un maggiore assenteismo per problemi di allergie rispetto a ieri.”.
Pietro Fiorani, National General Services Manager, Coca Cola HBC Italia

“Contrariamente a quanto si crede, è senz'altro possibile lavorare per obiettivi anche nelle PA, ma bisogna valorizzare al massimo le risorse interne. Il primo passo in questa direzione secondo me sta nel ridurre al minimo consulenze e contratti esterni, motivando i membri più adatti del personale ad assumere il ruolo di team leader per i progetti di miglioramento e discutendo con loro come investire il relativo budget. In questo modo il responsabile diventerà un servitore della struttura, la coordinerà e la doterà degli strumenti necessari a raggiungere i suoi obiettivi. E credo sia giusto anche sottolineare che nelle PA c'è già del personale che lavora da casa o comunque in remoto, così come quello che fa ore non pagate pur di raggiungere i propri obiettivi. E sono tanti”.
Gianni Maja, Workplace Services Manager Europe, Avago Technologies Italy