Il posto giusto al prezzo giusto

Il costo della postazione di lavoro è un’unità di misura base per valutare l’efficienza di un’azienda. Ecco strumenti e fattori per una valutazione precisa

di Roberto Perotta

La domanda centrale per ogni azienda è, o dovrebbe essere, “sto spendendo il giusto?”
Trovare una risposta esaustiva a tale quesito può essere un'impresa non delle più agevoli, dato che impone di compiere un’analisi approfondita che tenga conto di un’ampia quantità e varietà di dati. Un’attività come questa è senz’altro utile e necessaria, ma richiede tempo, risorse e la necessità di avere un gran numero di dati sotto controllo.
Molto più spesso, invece, ciò di cui l’azienda ha davvero bisogno è uno sguardo d’assieme, un colpo d’occhio semplice e veloce capace di fornire immediatamente il polso della situazione in maniera attendibile.
Si tratta un’esigenza espressa e condivisa da molti Facility Manager e che IFMA Italia ha voluto accogliere già da qualche anno, sfruttando l’enorme bagaglio di dati e conoscenze a sua disposizione per creare un indice di facile e rapido utilizzo come il costo a postazione.
La qualità principale di questo indice è proprio la semplicità. Nulla è più intuitivo dell’utilizzare la postazione di lavoro come unità di misura tramite cui calcolare e confrontare i propri costi con quelli delle altre organizzazioni. E così, la domanda iniziale può trovare una risposta immediata, anche se non esaustiva: per sapere se si sta spendendo troppo basta contare le proprie postazioni di lavoro, moltiplicarle per la media di costo indicata da IFMA Italia per la singola postazione e ottenere una spesa totale ideale. Confrontando questa somma con quella effettivamente spesa per i servizi si potrà subito vedere in maniera evidente se si sta spendendo più o meno della media per gli edifici di quel settore presenti in quell’area geografica. E, nel caso in cui il valore ottenuto è sopra la media, si potrà, anzi dovrà, intraprendere un processo di analisi più approfondito, per andare a individuare l’origine di quell’eccesso di costo e porvi rimedio.
Per procedere è però necessario sapere cosa effettivamente sia incluso nel costo a postazione e cosa no, in modo da fare un confronto davvero preciso. Prima di tutto è bene precisare che nell'indice di IFMA Italia per postazione s'intende l'insieme di scrivania, sedia, pc, telefono e cassettiera-armadietto senza fare distinzioni in base al fatto che tale postazione sia o meno assegnata o effettivamente occupata. I servizi inclusi nell'indice sono:
Servizi all'edificio: manutenzione impianti tecnologici, di tutela aziendale, di sollevamento, edile aree interne e esterne e verde esterno
Servizi allo spazio: facchinaggio e piccoli traslochi.
Servizi alle persone: manutenzione verde interno, pulizie, reception e vigilanza non armata, gestione documentale e ristorazione.
Dagli ultimi rilevamenti, estrapolati dalla grande quantità di dati raccolta nel corso dello studio di Benchmarking 2010, il costo a postazione risulta pari a 3.176,50 euro a Milano e a 3.595,91 a Roma.
Analizzando più nello specifico il divario, di poco superiore ai 400 euro, ha origine per circa ¼ nei servizi all’edificio e per circa ¾ nei servizi alle persone. Una parte consistente di quest’ultima differenza è da imputare al costo per il servizio di ristorazione (698,52 euro a Milano contro gli 886,32 di Roma). Tale divario nella spesa per il servizio è il risultato di diversi fattori, ma uno di quelli dotati del maggior peso è probabilmente dato dalla maggiore concentrazione al nord delle centrali di distribuzione delle derrate alimentari, con conseguenti maggiori costi di trasporto per chi acquista il servizio a Roma.
Altro fattore, che ha probabilmente un effetto su di un ampio ventaglio di servizi, è la grande concentrazione a Roma di edifici ad uso della Pubblica Amministrazione e, in particolare, delle funzioni centrali di Stato, che mostra rispetto al privato una minore capacità di ottenere servizi a prezzi competitivi.