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Vi sono iniziative dedicate al welfare aziendale che possono davvero mutare il volto di quella che è l’attività lavorativa quotidiana. Quello che vi raccontiamo in queste pagine ne è un buon esempio. Riguarda un’azienda dove ognuno probabilmente sarebbe felice di presentarsi ogni mattina, e non solo perché il suo core business è quello di produrre e distribuire giocattoli. La Mattel Italia infatti ha posto in essere un ampio progetto destinato ad ampliare al massimo il benessere dei suoi dipendenti, con iniziative spesso originali e sorprendenti. Ce ne racconta alcune Paolo Davoglio, Office & Facilities Supervisor di Mattel Italia.
Come è strutturata l’attività di FM all’interno della vostra azienda e quale area va a interessare?
La sede di cui parliamo, che è l’unica per Mattel in Italia, ha una superficie di 3.000 metri quadri occupata da circa 80 dipendenti. A questi ultimi va aggiunta la forza vendita, che agendo sul territorio si reca in sede solo saltuariamente e per la quale sono state studiate postazioni di lavoro di tipo flessibile. Per quanto riguarda l’organizzazione dell’attività di FM, il Facility Department riferisce al direttore delle Risorse Umane ed è composto da un team di cinque persone. La gestione dei servizi è in parte esternalizzata e in parte svolta internamente. In particolare tutto il complesso dei servizi agli spazi è affidato ad un unico fornitore, mentre un secondo soggetto esterno si occupa del servizio di reception. Tutto il resto viene gestito interamente con risorse dell’azienda.
Come sono nate le iniziative legate al welfare realizzate nella vostra azienda?
Il progetto è denominato “Work Life Balance” e consta di una serie di attività mirate ad equilibrare il rapporto tra la vita lavorativa e quella privata di ogni dipendente. È nato come progetto del dipartimento Risorse Umane, che si è occupato di “disegnare” le diverse iniziative. Il Facility Department ha collaborato, e collabora tuttora, sin dalle prime fasi della progettazione per verificare l’effettiva fattibilità di ogni iniziativa, stimarne il costo, individuare i potenziali fornitori, ecc. Il compito del FD, in pratica, è quello di stilare un progetto esecutivo su input delle Risorse Umane, attuarlo e seguirlo anche nella fase “post”.
Ci racconti alcune delle iniziative da voi già realizzate nell’ambito di questo progetto di welfare.
Le iniziative sono innumerevoli, e quelle già attuate sono solo una piccola parte di quelle che abbiamo in cantiere. Dallo scorso dicembre abbiamo iniziato ad organizzare in azienda delle giornate per la donazione del sangue in collaborazione con l’AVIS. Abbiamo stipulato una convenzione con quest’ultima grazie alla quale chi, tra i nostri dipendenti, donerà il sangue potrà recarsi in un centro AVIS e ricevere una visita gratuita con un cardiologo, un dietologo e un otorinolaringoiatra, nonché un esame di elettrocardiogramma, anche quello gratuito. Lo scopo dell’iniziativa è sensibilizzare al tema della donazione e allo stesso tempo alla cultura della prevenzione e all’attenzione alla propria salute. Per lo stesso motivo abbiamo anche previsto una campagna di vaccinazione volontaria: un medico viene direttamente in azienda e somministra il vaccino antiinfluenzale ai dipendenti che ne fanno richiesta. In questo modo il processo è reso il più semplice e veloce possibile, così da incoraggiare tutto il personale a vaccinarsi. E sempre per restare in tema di salute, un paio di mesi fa abbiamo inaugurato la campagna “Una mela al giorno”: tutti i giorni, in due punti della sede, sono disponibili mele fresche per tutti gli impiegati.
A tal proposito, avete attuato iniziative relative alla ristorazione?
Abbiamo reso gratuite tutte le macchine distributrici di bevande calde. Nella stessa ottica abbiamo previsto che il primo lunedì di ogni mese l’azienda offra la colazione a tutti i dipendenti. Una delle impiegate della reception passa con il carrello tra le varie scrivanie e distribuisce brioche e succo di frutta. Inutile dire che l’iniziativa ha riscosso un enorme successo. I nostri dipendenti possono anche contare su di un ticket restaurant di 9 euro, che è molto superiore alla media, e su alcune convenzioni con ristoranti della zona.
Quali tra le vostre iniziative riscuote il maggior consenso?
Direi la flessibilità dell’orario di lavoro: non abbiamo alcun sistema di rilevazione delle entrate e delle uscite e benché un “orario ufficiale” esista, i dipendenti possono gestire in piena libertà i loro tempi all’interno della giornata di lavoro. Una cosa che ho appreso in questi anni è che le persone spesso considerano il tempo come un bene di primaria importanza, quasi al livello della retribuzione economica. Un orario flessibile consente a tutti di organizzare le proprie giornate e le proprie esigenze al meglio, senza dover fare continuamente i conti con le rigidità imposte dall’orario e questo è considerato un aspetto di enorme valore da parte di tutti i nostri dipendenti.
È stato previsto qualche beneficio specifico per le donne?
Sì e non credo sia un’iniziativa molto comune. Disponiamo di un parcheggio nel piano interrato dell’edificio. I posti macchina in quest’area sono riservati ai dirigenti e a chi usufruisce di una macchina aziendale, ma non solo: se una nostra dipendente è in gravidanza ha diritto ad uno di questi parcheggi, in modo che raggiungere gli uffici sia per lei il più agevole possibile. Tale diritto è esteso anche alle donne che, per la loro funzione o per abitudine, sono solite lavorare fino a tardi; si tratta di una misura studiata per garantire la loro sicurezza, perché evita loro di dover raggiungere l’auto parcheggiata all’esterno degli uffici quando è buio.
Abbiamo visto quindi iniziative legate alla salute e alla sicurezza. Quali sono gli altri obiettivi legati al benessere della persona su cui puntate maggiormente?
Il nostro core business è quello di produrre giocattoli, e quindi crediamo sia giusto che la dimensione del gioco sia in qualche modo presente anche all’interno dei nostri uffici. Abbiamo così predisposto un locale in cui è presente un calcio balilla e una postazione Wii. L’accesso a questa sala è consentito tutto il giorno, anche se l’utilizzo è ristretto a venti minuti a testa in modo da consentirne la fruizione da parte di tutti, soprattutto nei momenti di maggiore afflusso, come ad esempio la pausa pranzo. Si tratta di un’area break in cui ognuno può trovare il modo di rilassarsi quando vuole, ma abbiamo voluto sfruttare i giochi presenti anche per un altro obiettivo per noi molto importante, ovvero quello di cementare lo spirito di collaborazione. A tale scopo abbiamo costituito un comitato di nove dipendenti, che io presiedo, e che nei prossimi mesi avrà il compito di organizzare, sia per il calcio balilla che per i videogiochi della Wii, dei tornei a squadre. Per la composizione di queste ultime si farà tesoro delle indicazioni del dipartimento Risorse Umane per fare in modo che i team siano i più interfunzionali possibili e riuniscano persone che normalmente non hanno molti contatti all’interno dell’azienda. Il fine, chiaramente, è quello di consolidare lo spirito di collaborazione tra i dipendenti. Non è l’unica iniziativa di questo genere. Per i recenti mondiali di calcio, ad esempio, avevamo predisposto l’auditorium in modo che trasmettesse tutte le partite e per l’occasione era stato indetto un torneo a squadre con dei premi in palio per il team che riusciva ad indovinare le prime quattro nazionali classificate.
Una domanda a questo punto sorge spontanea: non c’è il rischio che il personale trascorra troppo tempo impegnato nelle attività ludiche?
No, i dipendenti sanno organizzare bene il loro tempo e comunque, anche nel caso così non fosse, i diversi responsabili si assicurerebbero che non si abusi in alcun modo di questi servizi.
Sono state previste anche iniziative inerenti alla formazione?
Certo. Siamo una multinazionale e quindi padroneggiare la lingua inglese è una necessità per tutto il personale. Abbiamo così realizzato un “English Corner”, uno spazio nel quale per sei ore alla settimana, distribuite in due giornate, è presente un insegnante di inglese a completa disposizione dei dipendenti. Questi possono prenotare una lezione, indicandone anche la tipologia (conversazione, grammatica, ecc.) e usufruire così dell’apporto del docente per migliorare il proprio inglese. Le lezioni si svolgono anche nel caso in cui sia un solo dipendente a farne richiesta e l’insegnante è comunque presente in sede nelle ore stabilite anche se nessuno ha prenotato in anticipo una lezione.
Qual è la particolarità di dover gestire questo tipo di servizi dal punto di vista di un Facility Manager?
Personalmente è un’attività che ho trovato molto divertente e stimolante. I motivi sono diversi: in primo luogo è qualcosa che rompe un po’ quella che è la routine classica della gestione dei servizi più tradizionali. Inoltre dà un ritorno immediato in termini di riconoscibilità e apprezzamento da parte del cliente interno: quando un impiegato entra in un ufficio dà in qualche modo per scontata la presenza di certi fattori come la climatizzazione, la manutenzione, il funzionamento dei computer, ecc. e spesso non si rende conto che dietro al buon funzionamento di tutta la macchina ufficio c’è l’impegno quotidiano di un gruppo di persone. Con servizi come quelli legati al welfare, invece, la presenza di un Facility Department è più tangibile e il singolo lavoratore ha la percezione concreta che esiste un dipartimento all’interno dell’azienda che si occupa di qualcosa che lo riguarda personalmente. In un certo senso il contatto è più diretto e quindi è anche più appagante per chi gestisce i servizi e credo che in definitiva costituisca un valore aggiunto per l’attività di Facility Management. Un ultimo, grande aspetto positivo di queste iniziative è che richiedono creatività. La progettazione, come già detto, è compito e merito del dipartimento delle Risorse Umane, ma il Facility Department ha il compito di trovare il modo di realizzarle nella pratica.
Uno sfida che immaginiamo non si prospetti semplice, soprattutto per quello che riguarda la gestione dei fornitori.
Esatto. Si tratta di attività che vanno a toccare ambiti molti diversi e per certi versi inediti e quindi, almeno per questa fase iniziale, abbiamo optato per dei fornitori monoservizio. E spesso non si tratta nemmeno di soggetti abituati ad avere a che fare con realtà aziendali: penso ad esempio al forno che fornisce le brioche per la colazione offerta ai dipendenti o il fruttivendolo della zona che procura le mele per la campagna “Una mela al giorno”. Per stringere accordi con questo tipo particolare di soggetti e rimanere allo stesso tempo all’interno delle strette politiche di gestione dei fornitori dettate dell’azienda è necessaria una grande dose di creatività e capacità di negoziazione. Ed è un’esperienza che personalmente ho trovato davvero gratificante.
Paolo Davoglio
Office & Facilities Supervisor Mattel Italia
44 anni, Responsabile del Facility Department e della Health & Safety.
In Mattel Italia sin dal 1990, ha seguito in questi venti anni numerosi e profondi mutamenti organizzativi. Fra i suoi progetti più rilevanti la realizzazione della nuova sede in Milano che ha unificato due sedi separate.
Un progetto di successo al quale è seguito un incarico internazionale per la realizzazione dei nuovi uffici di Mattel ad Istanbul nel 2008.
