Successo per il seminario IFMA Italia al SaloneUfficio

Lo scorso 11 aprile il SaloneUfficio ha ospitato il Seminario “Spazio ufficio: l’organizzazione, i costi di gestione e la produttività”. L’eccezionale risposta del pubblico, che ha riempito la sala fino ai limiti della sua capienza, dimostra una volta di più quale importanza abbia assunto oggi il tema dei costi e della razionalizzazione dei servizi nelle aziende italiane.
Da questo punto di vista i dati raccolti dall’8° progetto di Benchmarking, e presentati dai ricercatori del centro studi di IFMA Italia nel corso del Seminario, mostrano alcune evoluzioni interessanti per tutto il settore del Facility Management e non solo.
Dal punto di vista dello aree di lavoro viene confermata l’attuale tendenza delle aziende a cercare con grande impegno la massima efficienza nello sfruttamento dello spazio. Tale ricerca sembra però aver raggiunto un livello di ottimizzazione oltre il quale è quasi impossibile spingersi ulteriormente ottenendo miglioramenti tangibili, soprattutto nel caso degli edifici più vecchi. I dati presentati dai ricercatori del Centro Studi di IFMA Italia Roberto Perotta, Paola Pristerà e Ilaria Pristerà mostrano infatti come la Working Area (WA), ossia la superficie destinata esclusivamente alle postazioni di lavoro, si attesti al 49% dell’Area Lorda Interna (GIA), un dato sostanzialmente stabile sin dal 2007. Un simile stallo è visibile anche nella dimensione media netta delle postazioni di lavoro, che con i suoi 11,14 mq è rimasta praticamente immutata dallo stesso anno. Lo stesso vale per l’incidenza relativa delle varie tipologie di uffici sull’area di lavoro. Il quadro presentato nel corso del seminario perciò suggerisce che, dato che l’ottimizzazione dell’area di lavoro ha raggiunto il suo livello di saturazione, ora le aziende puntino a razionalizzare altre tipologie di spazio, come ad esempio le aree comuni. Dai dati emerge anche una minor necessità di spazio in cui collocare le postazioni di lavoro, con conseguente tendenza a ottenere risparmi chiudendo gli uffici satelliti e facendo confluire tutte le funzioni dell’azienda in sedi uniche.
Per ciò che riguarda la manutenzione degli impianti tecnologici, ovvero quelli elettrici, quelli di riscaldamento e condizionamento e quelli idrico sanitari, emerge come la contrazione dei canoni abbia contribuito a spostare alcune voci di spesa dal canone all’extra canone.  La spesa complessiva per la manutenzione degli impianti è infatti aumentata del 20% dal 2007 al 2011 benché la spesa a canone sia rimasta sostanzialmente invariata sin dal 2007, attestandosi sui 8,63 euro al metro quadro. L’aumento, solo in minima parte imputabile all'inflazione, è perciò da ascrivere agli interventi extra-canone, che hanno registrato un boom nel 2009 e che nel 2011 si attestano su valori praticamente identici a quelli di due anni prima. Tale dato è il segnale di una scelta delle aziende che porta a ridurre il budget per la manutenzione impiantisca, a prescindere dalle reali esigenze legate a questo servizio, e quindi a dover richiedere un volume maggiore di interventi di emergenza, con un forte innalzamento nella spesa relativa a questa voce di costo.
Ancora più marcata la situazione relativa al tema pulizie. In questo caso i dati dell’ultimo Benchmarking testimoniano una situazione peggiore rispetto al 2009, quando gli incrementi di spesa erano interamente spiegati dalla dinamica dei prezzi, mentre il nuovo dato indica la contrazione dei canoni anche in termini reali. A fronte di perimetri di attività e frequenze nel complesso stabili, questo andamento è da imputare ad una concorrenza di prezzo sempre più serrata.
La seconda parte del Seminario è stata dedicata a presentare due esperienze d’eccellenza di altrettante aziende operanti nel nostro Paese. La prima, quella di DEGW Italia, è stata illustrata dal Director dell’azienda Alessandro Adamo, che ha mostrato come l’evoluzione nel modo di concepire il lavoro, attività ormai non legata espressamente a un ufficio e sempre più valutata in base ai risultati raggiunti, abbia portato a una parallela evoluzione dello spazio di lavoro. Adamo ha quindi analizzato l’effettivo utilizzo dell’area di lavoro, mettendo in evidenza come essa sia spesso sovradimensionata rispetto alle reali esigenze dell’attività che ospita. La presa di coscienza di questa situazione dovrebbe portare nel futuro a un maggiore utilizzo di postazioni condivise e in generale a un nuovo concetto di habitat ufficio dal layout flessibile. Una concezione, ha precisato Adamo, che favorirà l’interazione tra i team di lavoro, potrà essere riadattato velocemente per soddisfare le esigenze dei gruppi e, allo stesso tempo, vedrà le persone muoversi nello spazio in relazione alle attività svolte, riducendo al minimo la necessità di riconfigurare il layout al mutare delle esigenze organizzative dell’azienda.  
Il secondo intervento ha visto come protagonista Davide Pellegatta, VP Planning, Control & Services di Saipem, che ha presentato il modello di gestione dei servizi adottato dalla sua azienda e studiato per avere un impatto diretto su tutti i clienti interni, migliorando il loro ambiente di lavoro e rendendo più agevole ogni loro attività. Nella gestione dei servizi l’azienda tiene in grande conto diversi fattori, tra cui l’evoluzione tecnologica, le caratteristiche culturali dei diversi Paesi in cui l’organizzazione si trova ad operare e il fattore della sostenibilità, che ha ormai assunto un ruolo centrale in ogni scelta riguardante la gestione del patrimonio immobiliare dell’azienda e le iniziative mirate al benessere dei dipendenti. Pellegatta ha citato, come esempio di questo approccio, la grande cura nel creare luoghi di lavoro che tengano conto delle diverse caratteristiche culturali, personale e religiose dei dipendenti.
Le presentazioni relative a ognuno degli interventi appena citati sono scaricabili a questa pagina. Per informazioni relative all’acquisto dei Report contenenti i risultati dell’ultimo progetto di Benchmarking contattare Ilaria Pristerà ricerca@ifma.it tel. 02-288.516.11).