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Lo straordinario progetto di informatizzazione di uno dei rami del Parlamento: 7 immobili storici di grande rilievo, 3.000 vani, 60mila metri quadri messi in rete. Uno dei suoi ideatori ci spiega i segreti del sistema informatico realizzato per gestire gli spazi, le informazioni, i servizi e i fornitori di una delle principali istituzioni del Paese
DI Maria Elisa Dalgrì
Gli spazi tradizionalmente in uso alle istituzioni parlamentari presentano caratteristiche di particolare complessità gestionale e possono quindi trarre rilevanti benefici dall’apporto di uno strumento informatico che aiuti a fare ordine e a consentire un rapido accesso alla miriade di informazioni necessarie alla buona gestione dei servizi. Il Senato della Repubblica Italiana ha perciò integrato da qualche anno un avanzato sistema informatico all’interno della sua struttura; a parlarcene è uno dei maggiori protagonisti di questo progetto, l’Ingegner Ciro D’Urso, Responsabile dell’Ufficio Sviluppo Sistemi Informativi Automatizzati del Servizio Informatica del Senato della Repubblica.
Quali sono le caratteristiche del patrimonio immobiliare del Senato che è stato toccato da questo progetto?
La parte più importante del patrimonio di cui parliamo è costituita da sette immobili di grande rilievo storico situati nel cuore di Roma, con una superficie complessiva di 60.000 metri quadri suddivisa in circa 3.000 vani adibiti ad uffici o a locali tecnici. Il problema che più spesso si presenta nella gestione di questi immobili è che si tratta di edifici storici, dotati anche di arredi antichi, particolari e di grande valore. Questo porta a dover affrontare quotidianamente molte sfide, come ad esempio riuscire a coniugare tutte le norme relative alla sicurezza antincendio e alla sicurezza sul luogo di lavoro con le caratteristiche peculiari di questi spazi.
Il progetto di informatizzazione quali obiettivi ha avuto?
Diversi. Il primo, in ordine di tempo, era quello di poter finalmente disporre di un archivio elettronico unico e centralizzato di tutte le informazioni relative agli edifici del Senato; stiamo parlando di un’anagrafica completa che include la classificazione di alcune tipologie di beni presenti nei vari ambienti e le planimetrie dettagliate degli spazi. In molti casi questi dati erano in formato cartaceo e per ogni piano o per ogni edificio potevano essere presenti diverse copie della planimetria, più o meno aggiornate. C’era quindi un grave problema di eterogeneità e di duplicazione dei dati relativi allo spazio. L’implementazione di questo sistema informatico ha invece permesso di avere un’unica banca dati costantemente aggiornata. Il secondo grande obiettivo era poter disporre di un sistema elettronico con il quale organizzare e gestire tutte le informazioni relative alla sicurezza sul lavoro e antincendio. Questo consente di produrre i report interni, e le documentazioni richieste per legge, in brevissimo tempo e con in più la certezza di pubblicare dati corretti e aggiornati. I dati, in definitiva, sono ora di un livello qualitativo ben superiore rispetto a prima e consentono una maggiore libertà e complessità di analisi. Questo al contempo ha aumentato sensibilmente l’efficienza e l’efficacia di tutti i servizi di Facility Management, incluse operazioni di grande portata come ad esempio ristrutturazioni e riorganizzazioni degli spazi.
La comodità immaginiamo sia anche nel poter gestire e controllare completamente l’accesso a questo tipo di informazioni da parte degli utenti.
Esatto. Abbiamo organizzato un sistema di autenticazione degli accessi capace di fornire ad ogni utente la possibilità di visionare e modificare solo e unicamente i dati necessari all’esecuzione della sua attività. In pratica ogni utente dispone di un profilo che gli permette di agire su alcuni dati e di accedere in sola lettura ad altri. Sono stati anche stilati dei protocolli molto precisi che forniscono indicazioni agli utenti del sistema su come procedere per aggiornare i dati, così da evitare di ritrovarsi ancora una volta con dati duplicati o eterogenei. In questo modo anche i fornitori, ad esempio per ciò che riguarda il servizio di manutenzione, possono pianificare i loro interventi basandosi su planimetrie precise e aggiornarle a lavoro terminato in maniera semplice e con una formazione minima: basterà loro seguire passo per passo le istruzioni fornite nella documentazione di progetto.
Chi sono in particolare gli utenti di questo sistema?
Come già visto, gli addetti dei fornitori esterni, compresi quelli che si occupano ad esempio di consegnare beni di consumo come la cancelleria e che utilizzano il sistema per sapere esattamente in quale stanza operare le consegne. L’implementazione di questo sistema è stata però studiata in primo luogo per soddisfare le esigenze del Servizio Tecnico Immobiliare, ovvero l’ufficio che svolge la maggior parte delle attività di Facility Management. Il cliente interno comunque è costituito in generale da tutte quelle unità organizzative incaricate di gestire attività inerenti agli immobili del Senato, come ad esempio l'Ufficio dell'Economato. Le applicazioni, e quindi gli utenti potenziali, sono comunque innumerevoli. Il sistema è stato anche integrato con quello utilizzato dall’Ufficio Risorse Umane che contiene tutti i dati sui dipendenti, cosa che rende ancora più semplice la gestione dei servizi alle persone. Un’altra delle attività che ora è molto più semplice e veloce è un processo peculiare del funzionamento del Senato, ovvero l’assegnazione degli spazi ai diversi gruppi parlamentari. Il sistema elettronico ci consente in questo caso di stilare rapidamente un piano di distribuzione delle stanze che tiene conto di diversi fattori quali la consistenza percentuale dei singoli gruppi, l’estensione e la qualità degli spazi e la loro prossimità ad alcune strutture di particolare importanza.
In futuro prevedete di sviluppare ulteriormente questo sistema informatico e la sua integrazione all’interno della gestione delle strutture del Senato?
Sì. In primo luogo il processo di censimento degli impianti è ancora in corso. Si tratta di un’attività non semplice perché richiede di ripartire da zero per ogni impianto, aggiornando, completando e rendendo omogenei dati di diverso tipo. In secondo luogo puntiamo a rendere sempre più semplice e intuitiva l’interfaccia del sistema, in modo che possa essere utilizzato in maniera immediata da un numero sempre maggiore di utenti.
Quali consigli si sente di dare ad un suo collega che si appresta ad integrare un software nella gestione dei servizi?
Il rapporto con gli utenti è fondamentale, perché il successo di un sistema informatico dipende in gran parte da quanto e come sarà utilizzato. Può essere perfetto sulla carta, e questo lo è, ma se le persone hanno difficoltà ad usarlo non saranno nemmeno in grado di coglierne i vantaggi e presto finirà con l’essere accantonato. Per cui è importante non solo adottare uno strumento efficace e di semplice utilizzo, ma anche fornire agli utenti tutti gli strumenti per comprenderne il funzionamento.
Come un corso di formazione.
Sì, ma non solo. La formazione preparatoria è sicuramente importantissima, ma un corso intensivo di alcuni giorni non è sufficiente. Una volta che la persona si trova effettivamente ad agire sul sistema, non deve essere lasciata sola a se stessa, perché non si può pretendere che ricordi tutto quanto spiegato nel corso o che consulti il manuale per risolvere ogni suo dubbio. È fondamentale perciò creare, con la collaborazione del fornitore del sistema, un team che segua gli utenti anche nelle prime fasi di effettivo impiego del software e lo aiuti a prendere reale confidenza con lo strumento.
Ciro D'Urso
Ingegnere informatico, Specialista in ricerca operativa e strategie decisionali. Attualmente è Consigliere Parlamentare presso il Servizio Informatica del Senato della Repubblica, responsabile dell'ufficio sviluppo sistemi informativi. E' stato responsabile di importanti progetti presso gli uffici per i sistemi informativi di vari istituti bancari e società di intermediazione mobiliare, dirigente di ruolo della pubblica amministrazione, nonché docente a contratto in corsi universitari di informatica.
