Business Etiquette

Rampante, ambizioso, efficiente, ma ... “GentleManager”!

Anche il Business è “Social” ve ne siete resi conto, ne sono convinta e - che siate d’accordo o meno - la strada della cupa rassegnazione a questo stato di cose è ormai bella e percorsa!
Stabilito ciò, tanto vale adeguarsi e ottimizzare per trarne il massimo beneficio possibile: stiamo parlando di business e cadiamo in piedi, giusto?
Essendo l’uomo, per definizione filosofica un “animale sociale”, ci si aspetta che interagisca nei  rapporti col prossimo secondo i dettami della buona educazione.
Ma al lavoro? Con il capo, i colleghi, il team come ci relazioniamo?
In un Paese come il nostro, dove il tessuto industriale è composto per il 98% da PMI, i rapporti aziendali/professionali sono guidati da  una sorta di paternalismo familiare e - per altri versi - dal riferimento a conoscenze che sostituiscono la vera e propria comunicazione aziendale e che  definiamo più genericamente “buona educazione” e “immagine” aziendale.
In azienda, se vogliamo dirla tutta, è vero che ”L’abito fa il monaco”, ma questo concetto nell’immaginario collettivo esprime un’idea dell’immagine (e di ciò che ad essa è consona) del tutto  fine a se stessa.
Il manager italiano, in moltissimi casi, autogestisce la su a immagine dimenticando che – in realtà – oltre a rappresentare decorosamente se stesso, ha il dovere di rappresentare degnamente l’azienda per cui lavora.
In quest’ottica, le buone competenze professionali non possono prescindere da una buona conoscenza del cerimoniale.
Partendo dalla mia personale esperienza (con malcelato orrore) ho constatato che il binomio  “signore”/professionista non sempre è la perfetta coniugazione tra essere e apparire, tra cultura e collocazione sociale, tra responsabilità e savoir vivre.
Cortesia e buone maniere sembrano non appartenere più alle classi dirigenziali che invece sfoggiano comportamenti e atteggiamenti strafottenti, arroganti, presuntuosi.  
Il vero “Professionista” è, in primis, un gentleman!
Un Manager deve prestare particolare attenzione alle proprie abilità in fatto di pubbliche  relazioni e non essere mai impreparato in ogni circostanza, intra ed extra aziendale.
A questo proposito, senza voler scomodare Donna Letizia, mi piacerebbe condividere la mia conoscenza di alcune regole alla base del galateo per essere impeccabili nelle situazioni “tipo” della quotidianità aziendale.

LE PRESENTAZIONI
Spessissimo capita di fare nuove conoscenze per lavoro e di presentarsi a qualcuno.  Ebbene, il manager ben educato tenderà la mano allo sconosciuto dicendo semplicemente il  proprio nome e cognome, e stando ben attento a quello dell'altro; non c'è nulla di più maleducato di non ricordare il nome di una persona appena presentatasi.
Ahimè è malcostume diffusissimo dire "piacere" nel tendere la mano a una persona che non si conosce ancora. Se ci riflettete, è un arcaismo ipocrita: siete sicuri che sarà davvero un piacere conoscere quella persona?
Si può, al limite usare "piacere", se si viene presentati a un personaggio noto o stimato, o che si  desiderava conoscere per motivi di lavoro, aggiungendo semmai "sono lieto di conoscerla, aspettavo  da tempo questo momento".

LA STRETTA DI MANO
Al momento della stretta di mano, chi la porge deve essere sempre la persona più importante, per esempio la donna, mai l'uomo.
E, mi raccomando, non porgete mai la mano che abbia la consistenza di una seppia! La stretta di mano deve essere decisa, vigorosa (ma non troppo) e, dettaglio di non poco conto, breve.
Se volete piacevolmente stupire la vostra interlocutrice al momento della presentazione, potete sfoggiare l’intramontabile baciamano che, tra l’altro, è tornato di moda. Ma guai a eseguirlo con modi  cialtroneschi, con ruffianeria ed esibizionismo del gesto o, peggio , con goffaggine.
Deve essere un gesto naturale, fatto con nonchalance - l’arte di fare una cosa strana come se fosse normalissima per evitare figuracce.
Il vero “Signore” ben conosce quest’arte, e la pratica con fare divertito e divertente.  
Tornando al baciamano: non fatelo mai all’aperto e mai se la signora è in piedi.
Regole difficili da ricordare, ma l’effetto è garantito!
Ricordate: se avete fallito alla prima occasione, difficilmente avrete una seconda opportunità di fare una buona impressione.  
Questo è uno dei principi della Business Etiquette che andrebbe tenuto sempre ben presente.

TU O LEI?
Chi decide se darsi del tu o del lei, tra due persone? Ecco un esempio di dubbio amletico!
Innanzitutto non ci si dà del tu automaticamente. Dovrebbe essere la persona più importante a proporlo.  
Può essere quella più anziana, la donna o il cliente.
 
LA COLAZIONE DI LAVORO  
Il “GentleManager” non dirà mai "Buon appetito" a una colazione d'affari: semplicemente si comincia a mangiare quando tutti gli ospiti sono serviti o quando il padrone di casa fa il primo passo.
Al manager può capitare di dover organizzare un pranzo di lavoro.
In questo caso si dovrà prestare attenzione alla predisposizione dei posti.  
I clienti devono avere il miglior posto con vista sala, e come vicini persone con cui possono avere punti di contatto. E se è vero che non bisognerebbe mai dire buon appetito, è anche vero che è più maleducato sottolineare l'errore a chi lo ha detto.  
Cosa proprio non è tollerabile, invece? Essere magari in un bel ristorante alla moda, ma in una sala molto caotica e poco adatta a parlare di affari.

IL CELLULARE E IL TABLET
Cambiano i tempi e il galateo si adegua, il concetto è ormai chiaro.  
Alcune regole anni fa non erano neanche menzionate poiché non c’era una simile diffusione di  apparecchi tecnologici come smartphone e tablet.  
Oggi la prima regola fondamentale è non distrarsi con il telefono dalle discussioni che si stanno  svolgendo intorno alla tavola.
Gli altri potrebbero pensare di essere meno importanti del telefonino che si sta usando.  
Con il tablet, poi, è anche peggio: distrae di più perché ha uno schermo più grande, puoi poggiarlo sul tavolo e sei totalmente disconnesso dal tuo compagno di pasto.  
È una questione soprattutto di educazione e buon senso.  
Violare queste semplici regole del galateo dell'era digitale rischia anche conseguenze peggiori: si rischia la brutta figura con il capo, ma anche al primo appuntamento.  
In generale, ogni dispositivo tecnologico (cellulare, smartphone, tablet, ecc.) dovrebbe essere spento durante i pasti, specie se la cena o il pranzo a cui si partecipa è di una certa importanza.
Un consiglio che si può dare, che non è altro che una semplice regola di buone maniere, è quella di alzarsi da tavola ed andare in un posto appartato per controllare chiamate o altro.  
Ma, badate bene, sarebbe opportuno farlo solo se è veramente urgente, non fatelo se è la moglie a chiamarvi in preda ad una crisi di nervi!

LE E - MAIL
Fra gli utenti di Internet si sono sviluppate nel corso del tempo una serie di "tradizioni" e di "principi di buon comportamento" che vanno collettivamente sotto il nome di "netiquette".  
La Netiquette fornisce direttamente gli spunti per inviare e-mail impeccabili e nel rispetto dei mittenti e del destinatario.
Se si manda un messaggio attraverso una mail, è bene che esso sia sintetico e descriva in modo chiaro e diretto il problema.  
Per il vero “Professionista” il tempo è denaro. I chiacchieroni non danno una buona impressione di se stessi. Solo gli imbonitori, infatti, parlano tanto.
Specificate sempre, in modo breve e significativo, l'oggetto (campo "Subject") del testo incluso  nella mail.  
Evitate categoricamente di scrivere in maiuscolo, poiché ciò vorrebbe dire “urlare” nei confronti  del destinatario.
Inviate la mail solo agli utenti che sono effettivamente interessati.
Se si risponde a un messaggio, evidenziate i passaggi rilevanti del messaggio originario, allo scopo di facilitare la comprensione da parte di coloro che non l’hanno letto, ma non riportare mai sistematicamente l'intero messaggio originale, se non quando necessario.
Non portate avanti "guerre di opinione" sulla rete a colpi di messaggi e contro messaggi: se ci sono diatribe personali, è meglio risolverle via posta elettronica in corrispondenza privata (ma è sempre meglio un chiarimento di persona in toni civili) tra gli interessati.
Non pubblicate mai, senza l'esplicito permesso dell'autore, il contenuto di messaggi di posta  elettronica.
Non inviate tramite posta elettronica messaggi pubblicitari o comunicazioni che non siano state sollecitate in modo esplicito.
Non siate intolleranti con chi commette errori sintattici o grammaticali.  
In questo, personalmente, faccio sforzi titanici!
Chi scrive è comunque tenuto a migliorare il proprio linguaggio in modo da risultare comprensibile alla collettività.
Alle regole precedenti, ricordate di aggiungere gli universali criteri che muovono le relazioni umane: il rispetto e il buon senso.
Rispondete alle mail, date – a chi vi ha contattato (per motivi professionali, ovvio!) – la giusta soddisfazione, senza trincerarvi dietro barriere gerarchiche o, peggio, accampando scuse di impegni pressanti, quando poi il tempo per essere (particolarmente) attivi sui Social di grido ce l’avete tutto!  

LA CURA DI SE’ E IL LOOK
E’ necessario presentarsi a un appuntamento sempre puliti e ordinati, con barba e capelli curati.  
E’ un dogma assoluto nella vita quotidiana, ma (ahimè!) l’evoluzione  della specie sembra non  essersi del tutto compiuta: a piede libero circola ancora qualche esemplare di  “Homo Faetidus Technologicus” allergico all’acqua e al sapone.
Le donne non devono mai esagerare con il trucco o con l'abbigliamento troppo sexy o eccessivamente alla moda e stravagante, a meno che il settore lavorativo non sia quello della  creatività (agenzie di pubblicità, spettacolo).
La donna manager non si lascia mai incantare dai complimenti e sa che "sex appeal" e "buon  gusto" non si conciliano, e che deve sempre rinunciare al primo per il secondo.
Il look del manager lo rivela ai suoi interlocutori, per cui è importante che sappia come si deve vestire, quali colori è meglio indossare, come evitare l’originalità preferendo la convenzionalità, che mostra il manager per quello che è, un dirigente, non un indossatore da sfilata.
Un vero “GentleManager” è riservato ed elegante e queste sono qualità che si possono acquisire ma, in generale, fanno parte del DNA.  
Il vero “Professionista” sa scegliere sempre l’abito giusto per ogni occasione senza che questo divenga uno status symbol, ma sia semplicemente indossato come fosse la propria pelle.
Concedetevi lussi, ma non ne siate schiavi.
Considerate il vostro lusso più grande il cervello che, opportunamente usato, tramuta gli incontri in tante occasioni di successo.

A questo punto, concedetemi una chiosa: questo vademecum non ha alcuna pretesa pedagogico-didattica, sia chiaro.
Non intendo insegnare l’educazione a nessuno, anche perché la Business Etiquette è una disciplina che non si rivolge a presunti ineducati, ma deve cominciare ad essere considerata come un percorso di formazione obbligato per i dipendenti di ogni azienda, grande o piccola che sia.
Chiudo dunque, cari lettori, citando un aforisma di O. Wilde per ricordarvi che: “L’educazione è una bella cosa; tuttavia nulla di ciò che veramente conta di conoscere può essere insegnato”.
A buon intenditor...!

A cura di: Valeria Barracano
Direzione Sviluppo & Finanza
VIRTUS TECNICA SRL