Gestione dei dati nell'ambito del FM: il Data Entry nei SIM
Data di pubblicazione: 17 OTT 2014
di Arch. Marco Ludovici - Direttore Esecutivo di Arch’IDEA
Il facility management, nell’ambito della manutenzione di complessi patrimoni immobiliari, si affida sempre più ai SIM (Sistemi Informativi di Manutenzione).
Il SIM offre delle potenzialità di gestione, controllo, analisi ed ottimizzazione del servizio infinite permettendo al facility manager di operare nell’ambito del servizio in maniera integrata ed intelligente. In tal senso il mercato offre un’infinità di soluzioni sempre più avanzate e rispondenti alle esigenze del cliente.
Ovviamente tali Sistemi informativi hanno un costo più i meno elevato, ma nella valutazione di tali costi, se è vero che il facility manager tiene sempre in considerazione quelli dell’attività di redazione di anagrafica tecnica e di gestione del SIM, è altrettanto vero che molto spesso vengono trascurati quelli relativi all’attività di Data Entry.
I SIM necessitano di essere, oltre che personalizzati, caricati di tutti i dati necessari alla conoscenza del patrimonio manutenuto. I dati che devono essere caricati a sistema sono quelli provenienti dall’anagrafica tecnica. Tale fase lavorativa è detta “Data Entry”.
L’anagrafica tecnica è l’insieme di informazioni del patrimonio immobiliare e relative ai servizi gestiti. Tale attività ricomprende il rilievo geometrico degli immobili ed il censimento di tutti gli asset impiantistici ivi ricomprese le caratteristiche degli stessi nonché il loro posizionamento.
Successivamente tali dati attraverso l’attività di data entry vengono immessi nel SIM. Una volta caricati il facility manager è nella condizione di interrogarli allo scopo di gestire il servizio.
Ma l’attività di data entry come deve essere svolta? E soprattutto quanto tempo e quante risorse impiega? Arch’IDEA, sulla scorta della propria esperienza consulenziale in materia, ritiene opportuno che in fase di acquisto del SIM venisse posto il problema del data entry e si richiedesse al fornitore del SIM di prevedere un caricamento a sistema dei dati massivo delle informazioni raccolte in sede di anagrafica tecnica. Tale procedura consente l’annullamento dei costi correlati a tale fase e l’eliminazione di un ulteriore passaggio manuale.
A titolo esemplificativo di seguito viene riportato uno flusso della procedura ricompresa tra il rilievo in campo e il caricamento a sistema dei dati raccolti e svolta, nel primo caso, secondo il modello standard, nel secondo caso secondo il modello proposta da Arch’IDEA:
Come si può evincere nel primo caso tutte le fasi sono completamente manuali aumentando notevolmente l’incidenza di errore umano ed i tempi di elaborazione, di conseguenza i costi. Nel flusso proposto da Arch’IDEA le fasi 1 e 2 sono inevitabilmente manuali e completamente a carico dell’operatore (è impossibile pensare di automatizzare tali fasi se non per mezzo di scanner 3d che però richiederebbe un aumento sensibile dell’investimento), i punti 3 e 4 sono completamente assistiti da AIAT (Arch’IDEA Automation Tecnology), tool di Autocad completamente concepito da Arch’IDEA, che consente l’inserimento a sistema assistito attraverso menù a tendina, controlli degli elaborati e tanti altri processi che non andremo in questa sede ad analizzare, fino ad arrivare all’esportazione automatica e soprattutto concepita in funzione delle richieste mosse dal sistemista gestore del SIM in questione. Una volta giunti a questo livello si dovrà avere la possibilità sul sistema informativo di caricare massivamente i db e le planimetrie così create.
Concludendo, Arch’IDEA ritiene indispensabile nell’ambito dell’attività svolta dal facility manager un’attenzione particolare alla fase di data entry ai fini sia del risparmio economico che ne consegue secondo quanto detto fino ad ora ma anche al fine di erogare un servizio adeguato. Quest’ultima affermazione deriva dal fatto che molto spesso abbiamo incontrato clienti che, proprio per le problematiche sopradescritte hanno rinunciato all’utilizzo del SIM causando un’enorme diseconomia all’azienda causata sia dal costo inutile dell’acquisto del SIM, sia dalla mancata ottimizzazione derivante proprio dall’utilizzo di tali Sistemi informativi che, nell’ambito della gestione di un complesso patrimonio immobiliare, si impone.
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