Facility management Day 2014: lo smarter working è uno "stile di vita"

Articolo pubblicato sul n^o 99 di PERSONE&CONOSCENZE

Il 4 novembre scorso si è tenuto il Facility Mangement Day 2014 promosso da IFMA Italia (International Facility Management Association). Il comun denominatore tra i tanti temi trattati nelle diverse conferenze? Il facility manager come figura chiave all’interno dell’azienda che, grazie a competenze di business e di gestione organizzativa di servizi e spazi di lavoro, consente all’organizzazione di avere un impatto positivo sui bilanci aziendali.  

Il facility department è quella funzione ormai indispensabile per le aziende che vogliono aumentare e mantenere la propria competitività, mettendo al centro le persone che le abitano e che permettono il raggiungimento di obiettivi comuni.
La priorità del facility manager, in definitiva, è occuparsi del benessere delle persone all’interno –e all’esterno- dell’organizzazione: stare bene in azienda oggi significa essere maggiormente  produttivi ed ‘engaged’. Certo, ma è necessario creare le giuste condizioni e dotare le persone degli strumenti più adatti. Il facility management è, prima di tutto, una ‘filosofia’. Non a caso la figura è presente in Italia in grandi aziende con un management ‘illuminato’. Lo scoglio maggiore? Il pensiero limitante, tipico italiano, del costo relativo a un manager che si occupi degli spazi, dei servizi e della loro gestione.

Da un lato le tecnologie sono un supporto imprescindibile. Ma non si tratta solo di innovare con strumenti tecnologici. Prendersi cura di un’azienda significa anche ragionare i suoi spazi. Tutti gli spazi che le persone vivono. Non solo gli spazi di lavoro in senso stretto… I ruoli, e le attività correlate, in azienda sono diversi. Non tutti hanno le stesse esigenze.

Ecco che la funzione ‘facility’, in collaborazione continua con gli altri dipartimenti, analizza i bisogni dei gruppi di lavoro e dei singoli e, inoltre, quelli di clienti e ospiti. Il motivo? Perché l’azienda è il mondo ‘dentro’, ma anche il mondo ‘fuori’ che vi entra.
A tal proposito Ilaria Santabrogio, country manager di Plantronics per l’Italia, racconta un aneddoto. “Il nostro facility manager è operativo nella sede in UK: è chiamato space manager. Non è un appellativo ‘divertente’. È un concetto che nasce dalla nostra idea di smarter working come modo di lavorare. È una filosofia che come azienda abbiamo sposato e abbiamo piacere di condividere con tutti i nostri stakeholder. E, allo scopo, organizziamo persino dei viaggi insieme a partner e clienti imprese imprese per visitare i nostri uffici in Inghilterra. Uffici completamente rivisitati in funzione delle esigenze delle persone che seguono un progetto chiamato space smarter office, preso a modello e implementato anche nelle sedi di Amsterdam, Colonia, Madrid, Parigi e, a breve, a Milano”.

La Santambrogio racconta dei benefici di un lavoro ‘intelligente’ –risultati tangibili- ottenuti grazie all’attività del facility manager in coordinamento con il dipartimento Hr e quello IT:  
• riduzione da 3 a 1 sede;
• un aumento del 40% del livello di soddisfazione dei dipendenti;
• una riduzione significativa dell’assenteismo: dal 14% al 3%, grazie a una maggior responsabilizzazione delle persone e razionalizzazione degli spazi da ‘vivere’ e in cui lavorare;
• una maggior volontà di restare in azienda: dal 15% al 40%”.

La filosofia dello smarter working per Plantronics, oltre i prodotti tecnologici che offre al mercato nell’ottica di rendere il lavoro più ‘intelligente’, è quella della conciliazione tra il tempo di lavoro e il tempo della vita privata che, spesse volte, tendono a confondersi. Il ‘fermento’ del mercato, però, su questo tema è via via maggiore. E, proprio per questa ragione, Plantronics lo ha scritto nero su bianco in un ‘manifesto’ (Il manifesto dello smarter working, Guy Clapperton e Philip Vanhoutte, Edizioni ESTE 2014). “Lo smarter working è uno stile di vita: dobbiamo creare community e spazi di scambio e confronto tra aziende –come questa giornata dedicata al facility management organizzata dall’IFMA”.  

Il facility manager, in definitiva, è colui che –insieme a Hr e IT- deve saper interpretare i cambiamenti in atto e coniugarli con le esigenze dell’azienda. Gli ambienti di lavoro, che non si limitano alle sole postazioni, e anche gli strumenti tecnologici a supporto devono essere dinamici e rispettare le esigenze delle persone. Vanno ripensati anche in funzione delle diverse generazioni in azienda, delle attività dei singoli team e volti a promuovere la collaborazione tra le persone. Mettere le proprie risorse nelle condizioni di lavorare al meglio con gli strumenti necessari significa oggi avere in azienda persone valorizzate e, di conseguenza, più produttive e motivate che consentono il raggiungimento dei successi di business.