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I problemi tecnici, le scelte tecnologiche, i problemi di comunicazione interna: il caso della nuova sede della Alcatel Lucent Italia: “Avevamo due immobili a Roma e unificandoli abbiamo creato una soluzione lavorativa che non solo riduce i costi, ma soprattutto migliora i servizi a disposizione dei dipendenti e ottimizza il lavoro”
Di Francesca Biraghi
Il cambiamento non può essere definito veramente tale se non porta con sé qualcosa di nuovo e di migliore. Quello che vi presentiamo è un esempio di come sia possibile applicare a pieno questo concetto e sfruttare un cambio di sede per introdurre una nuova idea di postazione di lavoro, un layout degli uffici profondamente diverso rispetto al precedente ed una lunga serie di miglioramenti nell’ottica della sostenibilità. Si tratta dell’esperienza realizzata a Roma da Alcatel Lucent Italia. A parlarcene è Marco Agazzi, il Real Estate General Services & EHS Officer dell’azienda
Come è organizzata la gestione di immobili e servizi nella vostra azienda?
Abbiamo un dipartimento di Real Estate che si occupa della decina di sedi presenti sul territorio italiano. Questa struttura gode di autonomia sia operativa che gestionale ed ha a disposizione un proprio budget. La superficie gestita ammonta a circa 100.000 metri quadri coperti, mentre i dipendenti di cui ci occupiamo sono circa 2500. Io, in quanto responsabile della struttura, riporto localmente all’Amministratore Delegato e, a livello regionale, al dipartimento di Real Estate dell’area EMEA. La nostra struttura in Italia consta di 15 dipendenti e può essere divisa in due sezioni. La prima è quella relativa alle singole sedi ed è rappresentata dai responsabili del FM di ciascun sito. L’altra opera invece in maniera trasversale, gestendo per tutte le sedi servizi quali space management, sicurezza e ambiente e security.
Ci parli del progetto che avete realizzato recentemente a Roma.
Si è trattato di un consolidamento di sedi. Fino all’anno scorso avevamo due siti nella capitale, uno di 1.500 metri quadri in centro e l’altro di 2.000 in periferia. Tale situazione di sdoppiamento si era venuta a creare come conseguenza di un recente processo di fusione. Dato che le due realtà (quella originaria e quella acquisita mediante fusione) avevano ormai raggiunto un adeguato livello di integrazione organizzativa, l’azienda ha reputato opportuno riunire il personale in un unico immobile. L’obiettivo, logicamente, era anche quello di realizzare un taglio dei costi La nostra struttura di Real Estate ha effettuato un’analisi degli spostamenti dei nostri dipendenti, delle esigenze della clientela e di altri fattori relativi all’attività dell’azienda. Abbiamo così individuato un edificio in un centro direzionale vicino all’aeroporto e servito dai mezzi pubblici, capace di rappresentare la soluzione ideale sia dal punto di vista economico che organizzativo.
Quanto è grande questa nuova sede?
3.000 metri quadri, quindi inferiore alla somma delle superfici occupate dalle due sedi precedenti. Abbiamo optato per la locazione, una scelta ormai largamente adottata da Alcatel-Lucent e dalla maggior parte delle aziende operanti nel nostro Paese; tra tutte le nostre sedi in Italia, ormai solo i due siti produttivi sono situati in edifici di nostra proprietà.
Quali sono stati, più in particolare, i passaggi che hanno portato fino al cambio di sede?
Il nostro dipartimento ha individuato una serie di edifici adatti a realizzare gli obiettivi alla base della scelta di unificare le sedi. Queste possibili soluzioni sono state analizzate in collaborazione con la direzione del personale e con la direzione finanza. Abbiamo poi coinvolto alcuni owner locali interessati dal cambiamento di sede. Da queste serie di consultazioni è emersa la scelta definitiva. Si è trattato di un processo veloce, realizzato in meno di sei mesi. La sede scelta era al momento occupata da un’altra azienda in scadenza di contratto e in procinto di trasferirsi. L’edificio doveva anche essere sottoposto ad un processo di profonda ristrutturazione che l’avrebbe portato a raggiungere l’alto livello di qualità dei servizi da noi auspicato. Eravamo consci che questa situazione avrebbe comportato un anno di attesa prima di poter realizzare il trasferimento, ma il nostro processo di analisi ci aveva indicato questa come la sede ideale per le nostre esigenze, quindi abbiamo preferito attendere piuttosto che cercare un’altra soluzione.
Il cambiamento di sede vi ha permesso di realizzare delle nuove soluzioni dal punto di vista organizzativo?
L’azienda, a livello centrale, ha recentemente adottato una policy che prevede l’adozione del layout flessibile, cioè l’assegnazione dinamica delle postazioni di lavoro. Abbiamo esaminato i pro e i contro di questa soluzione, e ci siamo resi conto dei diversi vantaggi che potevamo ottenere, così ci siamo adoperati perché venisse implementata nella realizzazione degli spazi per la nuova sede. Sia l’Amministratore Delegato che la Direzione del Personale hanno immediatamente compreso la portata dei miglioramenti che questa scelta avrebbe potuto recare e l’hanno immediatamente appoggiata.
Il personale ha mostrato lo stesso entusiasmo?
All’inizio abbiamo avuto qualche difficoltà da questo punto di vista, anche perché la scelta del nuovo layout giungeva contestualmente al cambio di sede, scelta che di per sé spesso non incontra il favore immediato di tutti i dipendenti: alcuni hanno sottolineato problemi come la perdita della postazione personale e del numero di posti complessivi a disposizione di ogni gruppo.
Come avete risposto a queste obiezioni?
Abbiamo operato un grande sforzo di comunicazione. Abbiamo spiegato, ad esempio, che la nuova sede disponeva di diverse tipologie di spazi che facilitano lo svolgimento dell’attività lavorativa, la collaborazione, la comunicazione e consentono a ciascun gruppo di avere un numero di postazioni, rapportato al team e al tipo di lavoro, sufficienti a gestire anche i picchi di presenza (sale riunioni attrezzate come postazioni per 2 persone). Molti poi erano contrari a vedere scomparire gli uffici chiusi: a loro, e questo è stato un fattore decisivo nel cambiare la loro percezione, abbiamo fatto notare che prima gli uffici chiusi erano a disposizione solo di una élite, invece ora, grazie alla presenza delle numerose sale riunioni prenotabili da tutti i dipendenti (più di 30 per circa 200 persone), ognuno all’occorrenza può usufruire dei benefici di uno spazio chiuso per ricevere clienti o per svolgere mansioni che richiedono privacy.
Come si è svolta, dal punto di vista pratico, questa attività di comunicazione?
Abbiamo organizzato diverse sessioni informative per illustrare i vantaggi portati dal nuovo layout e dalla nuova sede in generale. La nuova organizzazione dello spazio ha infatti ampliato le possibilità e la facilità di comunicazione tra i diversi gruppi ed ha portato un notevole abbattimento delle spese, con benefici evidenti per tutti. Abbiamo fatto anche in modo che la ristrutturazione operata dalla proprietà dell’immobile avesse come primo obiettivo quello di creare un ambiente di elevata qualità dal punto di vista dei servizi. Le scelte tecniche realizzate sia sugli impianti che sullo spazio hanno così migliorato sensibilmente la vita dei nostri dipendenti, diradando ogni loro iniziale riserva.
Quali altri vantaggi ha portato il nuovo layout?
Innumerevoli. Un layout flessibile non solo fa in modo che tutti possano godere di ogni servizio presente nello spazio ufficio, ma riduce al minimo i costi e le difficoltà relativi ai mutamenti organizzativi interni. Il personale può essere ridistribuito all’interno dell’ufficio con estrema facilità, anche perché abbiamo installato una rete wireless e ci siamo dotati di telefoni su VoIP, cosa che ci evita di dover riconfigurare la linea ogni volta che vi è uno spostamento interno di personale.
Vi eravate posti degli obiettivi di risparmio da realizzare nel passaggio alla nuova sede?
No, non avrebbe avuto molto senso. Una delle vecchie sedi era nel centro di Roma e quindi caratterizzata da costi alti non paragonabili a quelli di questo nuovo edificio.
Marco Claudio Agazzi
Laureato in Ingegneria Civile, dopo aver ricoperto altri ruoli nell’ambito dell’organizzazione Alcatel-Lucent Italia, da tre anni sono responsabile della funzione Real Estate, General Services & EHS per CMC (Italia, Israele, Grecia, Cipro e Malta) che nel tempo ha aumentato le interrelazioni e lo scopo della propria attività estendendola per le country di cui sopra alla gestione del portafoglio immobiliare, fornitura di servizi necessari al business, garanzia dei livelli e standard di gestione ambiente e sicurezza conformi alle certificazioni internazionali, mantenimento dei necessari livelli di security.
